Dlaczego nie ma jednej ceny wdrożenia
Na koszt wdrożenia składają się dwie części: licencje oraz usługi, czyli analiza, konfiguracja, migracja danych, szkolenia i opieka po starcie. Licencja zależy od modułów i liczby stanowisk. Usługi zależą od tego, jak złożone są procesy w firmie.
Dwie firmy o tej samej liczbie pracowników mogą więc mieć zupełnie inny budżet. Jedna potrzebuje księgowości i kadr, druga dodatkowo obiegu dokumentów, produkcji i kilku integracji. Dlatego dokładną wycenę podajemy po analizie przedwdrożeniowej, razem z zakresem i harmonogramem.
Liczba użytkowników i obszary systemu
Pierwszy czynnik to liczba osób, które będą pracować w systemie, i to, czym będą się zajmować. Każde stanowisko w księgowości, kadrach, sprzedaży czy magazynie oznacza licencję, konfigurację uprawnień i szkolenie.
Drugi czynnik to liczba obszarów. Wdrożenie samej księgowości to inny projekt niż system obejmujący finanse, kadry i płace, handel, produkcję i obieg dokumentów. Każdy obszar wymaga osobnej analizy, ustawień i testów.
- finanse i księgowość
- kadry i płace
- handel i magazyn
- produkcja
- obieg dokumentów i procesy
- analizy i raporty dla zarządu
Liczba firm i baz danych
Grupa kapitałowa z kilkoma spółkami potrzebuje osobnych planów kont, schematów księgowań i często wspólnych raportów. Każda kolejna firma oznacza dodatkową konfigurację i migrację danych.
Inaczej wygląda to w biurze rachunkowym, które prowadzi wielu klientów. Tam liczy się sprawne powielanie ustawień, praca na wielu bazach i wymiana dokumentów z klientami.
Migracja danych ze starego programu
Zakres migracji mocno wpływa na pracochłonność. Inaczej przenosi się same kartoteki kontrahentów i towarów, a inaczej bilans otwarcia, rozrachunki, środki trwałe z historią amortyzacji i dane kadrowe potrzebne do naliczania wynagrodzeń.
Znaczenie ma też jakość danych. Jeśli w starym systemie przez lata narosły duplikaty i błędy, warto je wyczyścić przy migracji. To dodatkowa praca, ale później zespół pracuje na uporządkowanej bazie.
Dodatki, integracje i szkolenia
Standard systemu pokrywa większość potrzeb, ale prawie każda firma ma kilka procesów, które robi po swojemu. Dodatki pisane na zamówienie, raporty i wydruki zwiększają koszt, za to usuwają ręczną pracę w arkuszach obok systemu.
Podobnie jest z integracjami: z bankami, sklepem internetowym, Allegro, kurierami czy systemem produkcyjnym. Część działa na gotowych konektorach, część trzeba napisać. Do tego dochodzą szkolenia, których liczba zależy od liczby stanowisk i działów. Uczymy pracy na danych firmy, zdalnie albo na miejscu.
Model licencji i opieka po wdrożeniu
enova365 kupisz na własność albo w abonamencie miesięcznym lub rocznym. Przy zakupie na własność w pierwszym roku nowe wersje są w cenie licencji, a od drugiego roku prawo do nich daje płatna aktualizacja licencji. Abonament obniża próg wejścia, zakup zwykle opłaca się w perspektywie kilku lat. Liczymy oba warianty.
Comarch ERP Optima jest dostępna w subskrypcji instalowanej w firmie, w Chmurze Comarch albo w przeglądarce jako Optima WEB. Do kosztów utrzymania doliczamy też opiekę serwisową, czyli pomoc użytkownikom, aktualizacje, zmiany przepisów i KSeF.
Jak oszacować budżet jeszcze przed analizą
Orientacyjny rząd wielkości pokaże kalkulator na stronie wdrożenia. Podajesz w nim liczbę użytkowników, obszary i liczbę firm, a kalkulator szacuje koszt. To dobry punkt wyjścia do rozmowy z zarządem.
Dokładną wycenę przygotowujemy po analizie przedwdrożeniowej, gdy znamy zakres migracji, integracji i dodatków. Zmiany zakresu w trakcie projektu omawiamy na bieżąco i przed realizacją mówimy, jak wpłyną na harmonogram i koszt.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje wdrożenie enova365 lub Comarch ERP Optima?
Zależy od liczby użytkowników, obszarów, firm i zakresu migracji. Rząd wielkości pokazuje kalkulator orientacyjny, a dokładną wycenę podajemy po analizie.
Czy aktualizacja enova365 jest płatna?
Przy zakupie na własność w pierwszym roku jest w cenie licencji. Od drugiego roku prawo do nowych wersji daje płatna aktualizacja licencji, której wysokość podajemy w ofercie.
Czy można wdrażać system etapami?
Tak. Wiele firm zaczyna od najpilniejszych obszarów, na przykład finansów i kadr, a kolejne moduły dokłada później. Rozkłada to koszt w czasie.
Co bardziej się opłaca: zakup czy abonament?
Zależy od horyzontu i budżetu. Zakup zwykle wygrywa w perspektywie kilku lat, abonament daje niższy próg wejścia. Liczymy oba warianty dla twojej firmy.