Praca zdalna z systemem ERP: VPN, chmura czy wersja przeglądarkowa

Trzy sposoby na pracę spoza biura

Pierwszy sposób to zostawić system na serwerze w firmie i dać pracownikom bezpieczny dostęp przez VPN. Drugi to przenieść system do chmury, w której serwerem zajmuje się dostawca. Trzeci to korzystać z wersji, która działa w przeglądarce.

Te drogi się nie wykluczają. Często firma ma system na własnym serwerze, część zespołu pracuje przez VPN, a kierownicy zatwierdzają dokumenty w przeglądarce lub na telefonie.

VPN do serwera w firmie

VPN tworzy szyfrowany tunel między komputerem pracownika a siecią firmy. Pracownik korzysta z systemu tak, jakby siedział w biurze, a dane zostają na firmowym serwerze. To dobry wybór, gdy firma ma już serwer i kogoś, kto o niego dba.

Program okienkowy łączy się z bazą danych, więc przy słabym łączu domowym praca bywa wolniejsza. Dlatego przy większej liczbie użytkowników zdalnych często stosuje się pulpit zdalny na serwerze w firmie, a przez internet przesyłany jest tylko obraz ekranu. Wybór zależy od liczby osób, łącza i programów, z których korzystają.

• dane zostają na serwerze w firmie
• pełna kontrola nad sprzętem i kopiami
• potrzebny administrator, łącze w biurze i aktualizacje
• logowanie wieloskładnikowe do VPN zalecane

Chmura: serwer po stronie dostawcy

Comarch ERP Optima w Chmurze działa w centrum danych Comarch z certyfikatem ISO 27001. Kopie zapasowe i aktualizacje są po stronie producenta, opłata jest miesięczna, a dostęp możliwy przez całą dobę. Firma nie kupuje i nie utrzymuje własnego serwera.

enova365 może działać w chmurze dowolnego dostawcy albo na serwerze w firmie. Pomagamy dobrać i przygotować infrastrukturę, a gdy firma zmienia zdanie, system można przenieść.

Przeglądarka i telefon

W enova365 w jednej licencji są trzy interfejsy: okienkowy na komputer, przeglądarkowy i aplikacja mobilna na Androida i iOS. Pulpity pracownika i kierownika działają w przeglądarce i na telefonie, więc wnioski i akceptacje nie wymagają instalowania programu.

Comarch ERP Optima WEB to wersja Optimy w przeglądarce, rozwijana co miesiąc. Obsługuje najczęstsze zadania, m.in. sprzedaż, KSeF, rejestry VAT i pracę na wielu firmach. Pełny zakres funkcji ma wersja instalowana i chmurowa, dlatego przed wyborem warto sprawdzić, czy potrzebne funkcje są już dostępne w przeglądarce.

Od czego zależą koszty

Nie ma wariantu, który zawsze wychodzi taniej. Przy własnym serwerze płacisz za sprzęt, jego wymianę co kilka lat, kopie zapasowe i administrację. W chmurze płacisz abonament, ale odpadają zakup serwera i część pracy administratora.

Na koszt wpływa też to, co już masz. Firma z nowym serwerem i sprawną siecią zwykle zaczyna od VPN. Firma, której serwer kończy żywot, a nikt nie chce się nim zajmować, częściej wybiera chmurę. Oba warianty liczymy dla konkretnej firmy.

• liczba użytkowników zdalnych
• stan obecnego serwera i sieci
• kto ma zajmować się aktualizacjami i kopiami
• drukarki fiskalne, czytniki i inne urządzenia
• dodatki i integracje działające przy systemie

Bezpieczeństwo w każdym wariancie

Bez względu na wybór warto zadbać o kilka podstaw. Logowanie wieloskładnikowe, uprawnienia według stanowisk i szybkie wyłączanie kont osób, które odchodzą z firmy, chronią dane lepiej niż sam wybór między serwerem a chmurą.

Pracownik zdalny korzysta często z domowej sieci i własnego routera. Firmowy laptop z aktualnym systemem i ochroną antywirusową jest bezpieczniejszy niż prywatny komputer, z którego korzysta cała rodzina.

Jak pomagamy wybrać

Zaczynamy od przeglądu: ile osób pracuje zdalnie, z jakich programów korzystają, jaki jest stan serwera i sieci. Potem przedstawiamy warianty i pomagamy wybrać. Konfigurujemy VPN, przygotowujemy serwer, przenosimy bazy do chmury i uczymy zespół pracy w nowym środowisku.