Jak sprawdzamy kontrahentów
Wersja 2.0. Stan prawny i warunki rejestrów sprawdzone 13 października 2026. Wróć do narzędzia
Rejestry i limity
| Rejestr | Jak pytamy | Limit |
|---|---|---|
Wykaz podatników VAT (MF), metoda search/nips | z Twojej przeglądarki, paczki po 30 NIP-ów, ten sam NIP raz | 100 zapytań dziennie z jednego adresu IP, po przekroczeniu blokada do północy |
Wykaz MF, metoda check | tylko gdy podmiot ma rachunki wirtualne, a podanego rachunku nie ma na liście | wlicza się do limitu MF |
| KRS (Ministerstwo Sprawiedliwości), odpis aktualny | z Twojej przeglądarki, po numerze KRS z wykazu MF; najpierw rejestr przedsiębiorców, potem stowarzyszeń | bez ogłoszonego limitu – pytamy po kolei, z przerwami |
| VIES (Komisja Europejska) | przez serwer Enology (VIES nie przyjmuje zapytań ze stron), bez zapisu numerów | 60 numerów na godzinę i 200 na dobę z jednego adresu IP, 3000 dziennie łącznie |
Jedna lista może mieć do 3000 pozycji. Narzędzie liczy w przeglądarce zapytania MF wysłane danego dnia i ostrzega, zanim przekroczysz limit. Licznik nie wie o zapytaniach z innych programów i urządzeń w tej samej sieci, bo MF liczy limit po adresie IP.
Raport o firmie
- Numer – NIP (10 cyfr, nigdy nie zaczyna się od 0), KRS (10 cyfr, zwykle od 0000; krótszy dopełniamy zerami) albo REGON (9 lub 14 cyfr, suma kontrolna).
- Kolejność zapytań – po NIP albo REGON: wykaz MF (metoda
search/nipalbosearch/regon), a gdy podmiot ma numer KRS – odpis aktualny z KRS. Po KRS: odpis, NIP z odpisu i wykaz MF. Na końcu VIES (jeśli zaznaczysz). - Sygnały z rejestrów – problem: brak w wykazie VAT, wykreślenie z VAT, likwidacja, upadłość, rozwiązanie, wpisy w dziale 4 KRS, brak sprawozdań za co najmniej dwa lata; do sprawdzenia: zwolnienie z VAT, przywrócenie do VAT, zawieszenie, restrukturyzacja, brak sprawozdania za ostatni rok, brak VAT UE.
- Brak sprawozdania – dotyczy spółek z o.o., akcyjnych, prostych spółek akcyjnych, komandytowo-akcyjnych i spółdzielni w rejestrze przedsiębiorców. Sprawozdanie zatwierdza się do 6 miesięcy po dniu bilansowym (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości) i składa w KRS w 15 dni (art. 69 ust. 1), więc za rok kalendarzowy – do połowy lipca. Od wrzesień (zapas na wpis w KRS) oczekujemy wzmianki za poprzedni rok. Nie znamy roku obrotowego spółki – przy innym niż kalendarzowy alarm może być przedwczesny.
- Osoby – nazwiska członków organów otwarte API KRS publikuje zamaskowane, więc pokazujemy tylko funkcje. Imiona i nazwiska reprezentantów, prokurentów i wspólników pokazujemy z wykazu MF, który je publikuje (art. 96b ustawy o VAT). Numerów PESEL nie pokazujemy.
Sprawozdanie finansowe
- Pliki – ZIP z Przeglądarki Dokumentów Finansowych, XML, XAdES i p7m. Odczytujemy je w przeglądarce, bez wysyłania na serwer. Pozycje czytamy po nazwach ze struktur Ministerstwa Finansów (SFJINZ/SFJINT – jednostki inne, SFJMAZ/SFJMAT – małe, SFJMIZ/SFJMIT – mikro), w wersjach z lat 2018–2026. Sprawozdania w tysiącach złotych przeliczamy na złote.
- Lata – każde sprawozdanie ma kolumny za rok bieżący i poprzedni. Przy kilku plikach dane za dany rok bierzemy z pliku, w którym to rok bieżący. Pokazujemy do 6 ostatnich lat.
- Rachunek zysków i strat – litery pozycji różnią się w wariantach: porównawczy jednostki innej – przychody A, zysk ze sprzedaży C, zysk netto L; kalkulacyjny – A, F, O; jednostka mała – A, C (E), J (L); mikro – A i F.
- Wskaźniki – rentowność netto = zysk netto / przychody; ROE = zysk netto / kapitał własny (gdy dodatni); płynność bieżąca = aktywa obrotowe / zobowiązania krótkoterminowe; płynność szybka = (aktywa obrotowe − zapasy) / zobowiązania krótkoterminowe; zadłużenie ogólne = zobowiązania i rezerwy / aktywa.
- Model poznański – FD = 3,562·W1 + 1,588·W2 + 4,288·W3 + 6,719·W4 − 2,368; W1 – zysk netto / aktywa, W2 – płynność szybka, W3 – (kapitał własny + zobowiązania długoterminowe) / aktywa, W4 – zysk ze sprzedaży / przychody ze sprzedaży; FD > 0 – kondycja dobra (Hamrol, Czajka, Piechocki 2004). Część źródeł wtórnych podaje znak minus przy W3 – przyjmujemy plus za publikacją w Zeszytach Naukowych SGGW (W3 to stymulanta: im większy udział kapitału stałego, tym lepiej).
- Sygnały ze sprawozdania – problem: ujemny kapitał własny, model poznański poniżej zera; do sprawdzenia: strata netto, płynność bieżąca poniżej 1, spadek przychodów o ponad 25% r/r.
Zanim zapytamy
- NIP – 10 cyfr, suma kontrolna: cyfry 1–9 mnożone przez wagi 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7, suma modulo 11 równa ostatniej cyfrze.
- Rachunek – 26 cyfr (NRB), suma kontrolna IBAN (modulo 97). Prefiks PL, spacje i myślniki pomijamy.
- Numer VAT UE – prefiks kraju (Grecja: EL, Irlandia Północna: XI) i budowa numeru według wzorów VIES.
- Kwota – rozpoznajemy zapisy 15 000,00, 15.000,00, 15000.00 i „zł”. Traktujemy ją jako wartość brutto całej transakcji.
Błędnych numerów nie wysyłamy do rejestrów – nie zużywają limitu. W tabeli dostają ocenę „nie sprawdzono”.
Jak oceniamy
| Sytuacja | Ocena |
|---|---|
| Brak w wykazie podatników VAT na wybrany dzień | problem |
| Status „niezarejestrowany” (wykreślenie albo odmowa rejestracji – z datą i podstawą prawną) | problem |
| Czynny podatnik VAT, rachunek spoza wykazu, kwota powyżej 15 000 zł | problem (z przypomnieniem o ZAW-NR w 7 dni) |
| Czynny podatnik VAT, rachunek spoza wykazu, kwota do 15 000 zł albo bez kwoty | do sprawdzenia |
| Podatnik VAT zwolniony, przywrócony do rejestru albo ze zwolnieniem SME | do sprawdzenia |
| KRS: likwidacja, upadłość, rozwiązanie | problem |
| KRS: restrukturyzacja, zawieszenie działalności, brak aktualnego odpisu | do sprawdzenia |
| VIES: numer VAT UE kontrahenta z UE nieaktywny | problem |
| VIES: polski kontrahent bez rejestracji VAT UE (gdy zaznaczysz to sprawdzenie) | do sprawdzenia |
| Rejestr nie odpowiedział, limit wyczerpany, błędny numer | nie sprawdzono |
Rachunek z wykazu porównujemy z listą rachunków podmiotu z metody search. Wymóg białej listy dotyczy tylko sprzedawcy będącego czynnym podatnikiem VAT (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej, art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT), więc u pozostałych rachunek spoza wykazu nie jest problemem.
Próg i termin ZAW-NR
| 2026 | 2027 | |
|---|---|---|
| Transakcja z przedsiębiorcą tylko przelewem i na rachunek z wykazu – powyżej | 15 000 zł brutto | 15 000 zł brutto |
| Zawiadomienie ZAW-NR po zapłacie na rachunek spoza wykazu | 7 dni od zlecenia przelewu | 7 dni od zlecenia przelewu |
| Przelew poza białą listę odbiera koszt podatkowy (PIT, CIT) | tak | nie – faktury od 1.01.2027 (ustawa przed podpisem Prezydenta) |
| Solidarna odpowiedzialność za VAT sprzedawcy | tak (art. 117ba Ordynacji) | tak (art. 117ba Ordynacji) |
- Próg dotyczy wartości całej transakcji, także płaconej w ratach albo zaliczkach – liczy się łączna kwota brutto (objaśnienia MF z 20.12.2019 r., pkt 5).
- Decyduje dzień zlecenia przelewu, a nie dzień obciążenia rachunku (objaśnienia MF). Dlatego możesz wybrać dzień sprawdzenia wstecz.
- Zmiana od 2027 r. – Ustawa z 18 września 2026 r. o zmianie ustaw o PIT i CIT (druk sejmowy nr 2837) – Senat nie wniósł poprawek, ustawa czeka na podpis Prezydenta. Dotyczy faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r.; do wcześniejszych faktur stosuje się dotychczasowe zasady. Ocenę liczymy według roku dnia sprawdzenia: od 2027 r. jako skutek podajemy solidarną odpowiedzialność za VAT, a utratę kosztu tylko dla faktur sprzed 2027 r.
- Pełnomocnik – od 1 października 2026 r. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (UPL-1) obejmuje podpisanie ZAW-NR (art. 117ba § 3a Ordynacji, Dz.U. 2026 poz. 846).
- Numer KSeF w przelewie – od płatności dokonanych 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT płacący przelewem za fakturę z KSeF podaje jej numer w tytule; status sprzedawcy ustala według białej listy na dzień płatności (art. 108g ustawy o VAT).
- Skutków nie ma przy zapłacie w mechanizmie podzielonej płatności i przy zawiadomieniu ZAW-NR złożonym w terminie; jedno zawiadomienie wystarcza dla kolejnych wpłat na ten sam rachunek (art. 117ba § 3 Ordynacji, objaśnienia MF).
Dowód sprawdzenia
Każda odpowiedź wykazu MF ma identyfikator zapytania (requestId) i czas odpowiedzi (requestDateTime). Według opisu API MF identyfikator „może także potwierdzać fakt dokonania tego zapytania przed organami podatkowymi”. Jedna paczka do 30 NIP-ów ma jeden identyfikator – w Excelu jest przy każdym kontrahencie z paczki. VIES zwraca numer konsultacji tylko wtedy, gdy podasz własny numer VAT UE.
Czego nie sprawdzamy
- Danych z CEIDG i GUS REGON (np. zawieszenia jednoosobowej działalności) – wymagają klucza dostępowego. Podstawowe dane jednoosobowych firm podaje wykaz MF.
- Krajowego Rejestru Zadłużonych (brak publicznego API – w raporcie jest odnośnik), biur informacji gospodarczej (KRD, BIG InfoMonitor, ERIF – płatne) i list sankcyjnych.
- Sprawozdań pobieranych automatycznie – Repozytorium Dokumentów Finansowych nie ma publicznego API i blokuje zapytania automatyczne, dlatego plik pobierasz sam.
- Tego, czy faktura wymaga mechanizmu podzielonej płatności i czy złożyłeś ZAW-NR.
- Rachunków w bankach zagranicznych – wykaz MF ich nie zawiera (objaśnienia MF, pkt 2.4).
Źródła
- Ministerstwo Finansów: API Wykazu podatników VAT (limity, opis API v1.6.1 z 12.10.2026, kody błędów)
- Ministerstwo Finansów: Objaśnienia podatkowe z 20 grudnia 2019 r. – wykaz podatników VAT
- Ordynacja podatkowa, art. 117ba (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622)
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592)
- Ustawa – Prawo przedsiębiorców, art. 19 (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1480)
- Ministerstwo Sprawiedliwości: API KRS (odpis aktualny)
- Komisja Europejska: VIES – sprawdzanie numeru VAT UE i oświadczenie o prywatności
- Ustawa o rachunkowości, art. 53 i 69 (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522)
- Ustawa z 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2026 poz. 846) – art. 117ba § 3a
- Ustawa z 18 września 2026 r. o zmianie ustaw o PIT i CIT – druk sejmowy nr 2837 (przebieg procesu)
- Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 108g (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263)
- Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, art. 18a–18o – Rejestr Należności Publicznoprawnych (Dz.U. 2026 poz. 1311)
- Ministerstwo Finansów: struktury e-sprawozdań finansowych (CRWDE)
- Ministerstwo Sprawiedliwości: Przeglądarka Dokumentów Finansowych
- A. Żelazowska-Przewłoka, Prognozowanie zagrożenia finansowego przedsiębiorstw agrobiznesu… (Zeszyty Naukowe SGGW, EiOGŻ) – postać modelu poznańskiego
Historia zmian
- 10 października 2026 – wersja 1.0: pierwsze wydanie (wykaz podatników VAT, rachunki wirtualne, KRS, VIES, Excel).
- 10 października 2026 – wersja 2.0: raport o jednej firmie po NIP, KRS albo REGON, dział 4 KRS i lata złożonych sprawozdań, odczyt e-sprawozdań finansowych z wykresami, wskaźnikami i modelem poznańskim.
- 13 października 2026 – przegląd przepisów: ocena przelewu poza białą listę według roku sprawdzenia (zmiana w PIT i CIT od 2027 r.), art. 117ba § 3a Ordynacji (ZAW-NR a pełnomocnik), numer KSeF w przelewie od 2027 r., poprawiony opis Rejestru Należności Publicznoprawnych.
Wynik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady doradcy podatkowego. Zasady korzystania: regulamin.