Allegro i BaseLinker z Comarch ERP Optima: jak połączyć sprzedaż internetową z magazynem i fakturami

Najpierw ustal, gdzie jest źródło prawdy

Każda integracja zaczyna się od jednej decyzji: który program jest źródłem informacji o towarach, cenach i stanach. W firmie z magazynem i księgowością w Comarch ERP Optima najczęściej to właśnie Optima. Kanały sprzedaży dostają z niej dane, a zamówienia wracają do niej jako dokumenty.

Jeśli ceny zmieniasz raz w Optimie, raz na Allegro, a raz w panelu sklepu, żadna integracja nie utrzyma porządku. Lepiej od początku ustalić, kto i gdzie zmienia ceny, opisy i stany.

Dwie drogi: narzędzia Comarch albo BaseLinker

Optima ma własne narzędzia do sprzedaży w internecie. Comarch e-Sale łączy program z Allegro, Amazonem, Empik Place i Ceneo: wystawia oferty zbiorczo, pobiera zamówienia i synchronizuje stany. Comarch e-Sklep to platforma sklepu B2C i B2B zsynchronizowana z Optimą.

Wiele firm sprzedających w kilku kanałach korzysta też z BaseLinkera, który zbiera zamówienia z różnych platform w jednym panelu. Wtedy łączymy Optimę z BaseLinkerem, a on rozmawia z marketplace’ami i sklepem. Wybór drogi zależy od liczby kanałów, tego, czego już używasz, i tego, kto ma obsługiwać zamówienia na co dzień.

• Comarch e-Sale: Allegro, Amazon, Empik Place i Ceneo z poziomu jednego narzędzia
• Comarch e-Sklep: własny sklep internetowy połączony z Optimą
• BaseLinker: wiele kanałów w jednym panelu, połączony z Optimą

Towary, ceny i stany

Podstawą jest powiązanie towaru w Optimie z ofertą w kanale. Najprościej robi się to po kodzie lub kodzie EAN, dlatego przed startem warto uporządkować kartoteki: usunąć duplikaty, uzupełnić kody i ustalić jednostki miary.

Stany wysyłane do kanałów nie muszą być równe stanom w magazynie. Często odejmuje się rezerwacje albo wysyła stany tylko z wybranego magazynu. To ustawienie warto przemyśleć razem z magazynem, a nie wyłącznie z działem sprzedaży.

Zamówienie, faktura i KSeF

Zamówienie z Allegro czy sklepu trafia do Optimy jako dokument, z którego powstaje faktura lub paragon i wydanie z magazynu. Dzięki temu stan zmniejsza się w chwili sprzedaży, a dokument od razu trafia do księgowości.

Od 1.04.2026 obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął wszystkich podatników VAT, z ułatwieniami przejściowymi do końca 2026 r. To stan na dzień publikacji artykułu. Faktury dla firm wysyłasz więc z Optimy do KSeF, a klient indywidualny dostaje fakturę z kodem QR. Paragony fiskalne drukujesz na kasie lub drukarce fiskalnej współpracującej z programem.

Wysyłka i numer przesyłki

Etykietę kurierską najlepiej drukować z dokumentu, bez przepisywania adresu. W Optimie służy do tego Comarch Shipping, który obsługuje wielu przewoźników, m.in. DHL, DPD, InPost, GLS, UPS, FedEx, Pocztę Polską i ORLEN Paczkę. Przy pracy przez BaseLinkera etykiety można też drukować z jego panelu.

Ważne, żeby numer przesyłki zapisywał się przy zamówieniu. Wtedy obsługa klienta od razu wie, gdzie jest paczka, a kanał sprzedaży dostaje informację o wysyłce.

Pułapki, które widzimy najczęściej

Większość problemów nie wynika z samej techniki, tylko z ustaleń, których nikt nie spisał przed startem. Te punkty warto omówić na początku projektu.

• zestawy i komplety sprzedawane jako jedna oferta
• różne stawki VAT i towary bez przypisanej stawki
• zwroty i korekty: kto je wystawia i w którym programie
• koszty wysyłki na fakturze jako osobna pozycja
• płatności za pobraniem i rozliczanie wpłat z platform
• kto reaguje, gdy zamówienie nie przejdzie do Optimy

Jak zaczynamy taki projekt

Zaczynamy od rozmowy o kanałach sprzedaży i o tym, jak dziś wygląda droga zamówienia od klienta do paczki. Potem porządkujemy kartoteki, wybieramy narzędzie, konfigurujemy połączenie i testujemy je na kilku prawdziwych zamówieniach. Integracje sprawdzamy też przy aktualizacjach programu, bo druga strona potrafi zmienić swoje API.