Dlaczego CRM w programie, a nie w arkuszu
Największa zaleta CRM w Comarch ERP Optima polega na tym, że działa na tej samej kartotece kontrahentów co handel i księgowość. Handlowiec widzi przy kliencie nie tylko notatki z rozmów, ale też jego faktury i zaległe płatności.
Arkusz albo osobna aplikacja wymagają przepisywania danych i szybko się rozjeżdżają. W programie, w którym już wystawiasz faktury, historia relacji uzupełnia się przy okazji codziennej pracy.
Krok pierwszy: porządek w kartotece kontrahentów
Zanim zaczniesz rejestrować kontakty, uporządkuj kontrahentów. Duplikaty, stare adresy i brak osób kontaktowych to najczęstszy powód, dla którego CRM przestaje być używany po kilku tygodniach.
Optima pobiera dane firm z GUS i VIES, więc uzupełnienie kartotek nie wymaga ręcznego wpisywania. Warto też ustalić, kto odpowiada za danego klienta i jakie grupy kontrahentów chcesz rozróżniać.
- połącz lub usuń zdublowanych kontrahentów
- uzupełnij dane z GUS i VIES
- dodaj osoby kontaktowe z telefonem i adresem e-mail
- przypisz opiekuna do każdego klienta
- ustal grupy kontrahentów, na przykład według branży lub regionu
Kontakty, zadania i terminarz
Moduł CRM rejestruje kontakty i zadania z przypomnieniami, a terminarz pokazuje plan pracy całego zespołu. Do tego dochodzi firmowa skrzynka e-mail i wysyłka SMS z programu, więc korespondencja z klientem zostaje przy jego kartotece.
Najważniejsza jest prosta umowa w zespole: każda rozmowa, która kończy się ustaleniem, trafia do programu jako kontakt albo zadanie z terminem. Raporty działań handlowców pokazują potem, ile było rozmów i co z nich wynikło.
Oferty handlowe i faktury cykliczne
Oferty handlowe przygotowujesz w programie na podstawie towarów i cenników, które już w nim są. Zaakceptowaną ofertę zamieniasz w dokument handlowy bez przepisywania pozycji.
Firmy, które co miesiąc wystawiają te same faktury za abonament, serwis czy obsługę, mogą skorzystać z faktur cyklicznych. Generują się i wysyłają automatycznie według harmonogramu, a program potrafi zaproponować cykle na podstawie historii sprzedaży.
Windykacja bez nerwowych telefonów
Należności to miejsce, w którym CRM najszybciej się zwraca. CRM Plus dokłada automatyczną windykację: wysyła maile i ponaglenia, tworzy zadania dla osób zajmujących się dłużnikami i może blokować sprzedaż klientom z zaległościami.
Procedurę warto spisać przed konfiguracją. Ustal, po ilu dniach od terminu wychodzi pierwsze przypomnienie, kiedy dzwoni handlowiec, a kiedy wstrzymujesz wydawanie towaru. W module księgowym przygotujesz też potwierdzenia sald, ponaglenia i noty odsetkowe.
- przypomnienie przed terminem płatności
- ponaglenie po terminie, wysyłane automatycznie
- zadanie dla opiekuna klienta przy dłuższej zaległości
- blokada sprzedaży dla wybranych dłużników
- nota odsetkowa i potwierdzenie salda
Serwis po sprzedaży
Jeśli firma serwisuje urządzenia albo świadczy usługi po sprzedaży, moduł Serwis rejestruje zlecenia powiązane z dokumentami handlowymi, zlecenia cykliczne z szablonów i harmonogram czynności. Części i usługi ze zlecenia trafiają na fakturę po jego wykonaniu.
Jak wdrażamy CRM w Optimie
Zaczynamy od krótkiej rozmowy o tym, jak dziś wygląda praca z klientem: kto prowadzi kontakty, jak powstają oferty i kto pilnuje płatności. Potem porządkujemy kartoteki, konfigurujemy moduł i szkolimy zespół na prawdziwych klientach. Gdy firma rośnie i potrzebuje rozbudowanych procesów sprzedaży w wielu działach, naturalnym kolejnym etapem może być enova365.
Najczęstsze pytania
Czy CRM w Optimie wymaga osobnej bazy klientów?
Nie. CRM działa na tej samej kartotece kontrahentów co handel i księgowość, więc przy kliencie widzisz też jego dokumenty i płatności.
Czy Optima sama wyśle ponaglenia do dłużników?
Tak, w CRM Plus. Automatyczna windykacja wysyła maile i ponaglenia, tworzy zadania i może blokować sprzedaż.
Czy faktury za abonament mogą wystawiać się same?
Tak. Faktury cykliczne generują się i wysyłają automatycznie według ustalonego harmonogramu.
Od czego zacząć wdrożenie CRM?
Od uporządkowania kartoteki kontrahentów i prostej umowy w zespole, co i kiedy zapisujemy w programie.