KSeF w Comarch ERP Optima: konfiguracja krok po kroku i tryby offline

Czy KSeF w Optimie jest płatny? Pakiety i terminy

Tak. Po okresie bezpłatnym komunikacja Optimy z KSeF wymaga pakietu usługi Comarch KSeF albo Comarch OCR&KSeF. W tej drugiej jedna strona przetworzona przez OCR liczy się jak jeden dokument KSeF. Pakiet ma roczny limit dokumentów wysłanych i pobranych, a płacisz za niego co miesiąc.

Według Comarchu klienci bez subskrypcji (Comarch nazywa ich standardowymi) korzystali z okresu bezpłatnego do 31.07.2026 r. Klienci w subskrypcji i nowi klienci, którzy kupili system 1.06.2025 r. lub później, korzystają z niego do 31.12.2026 r. Potem każdy dostaje jednorazowe demo na 20 dokumentów. Gdy je wyczerpie i nie kupi pakietu, program zablokuje komunikację z KSeF.

Zakup pakietu od razu kończy okres bezpłatny. Wyjątek: klienci w subskrypcji, którzy kupią pakiet przed 31.12.2026 r., płacą od stycznia 2027 r.

Tokeny według decyzji MF zostają bezterminowo, ale do nowelizacji rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF formalnie obowiązuje termin 31.12.2026 r., a 8.10.2026 r. nowelizacji jeszcze nie było. Ustawa przewiduje kary od 1.01.2027 r., a projekt nowelizacji ustawy o VAT opublikowany przez MF 23.09.2026 r. zakłada ich przesunięcie na 1.01.2028 r. To na razie projekt.

Ile kosztuje KSeF w Optimie

Pakiety Comarch KSeF mają roczny limit dokumentów i miesięczną opłatę, takie same dla Optimy stacjonarnej, w subskrypcji, w Chmurze i dla biur rachunkowych. Najtańszy pakiet obejmuje 200 dokumentów rocznie. Pełny cennik pakietów, zasady liczenia limitu i przykład doboru pakietu opisujemy na stronie „KSeF w Comarch ERP Optima: cennik pakietów i opłaty”.

Wymagana wersja i uruchomienie pakietu

Comarch wymaga wersji 2026.4.1 lub 2026.5.1. Wersje 2026.3.1 i starsze straciły dostęp do KSeF 1.08.2026 r. Wersję sprawdzisz w prawym dolnym rogu ekranu, a ważne aktualizacje zainstalujesz z menu Pomoc. W Chmurze Standard aktualizacje instalują się same.

Pakiet kupisz, zależnie od modelu licencji, w Sklepie Comarch, w formularzu subskrypcji na Indywidualnych Stronach Klientów albo w panelu chmury. Przy kluczu wirtualnym licencja odświeży się sama w ciągu kilku godzin. Przy kluczu HASP dodajesz klucz wirtualny z pakietem w Menadżerze Kluczy i wpisujesz jego numer w konfiguracji KSeF firmy. Zużycie widać w sekcji Pakiet KSeF w menu KSeF.

Konfiguracja KSeF w Optimie krok po kroku

Najpierw ustawienia po stronie KSeF. W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 nadaj osobom wysyłającym i pobierającym faktury właściwe uprawnienia. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa wcześniej ZAW-FA. Potem wygeneruj token albo certyfikat KSeF (nazwa certyfikatu bez spacji), a do trybów offline także certyfikat typu offline. Następnie w Optimie:

• w Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF zaznacz „Aktywuj wymianę danych z KSeF”
• wybierz środowisko: demo do testów albo produkcyjne
• na karcie operatora nadaj prawo do wysyłania i do odbierania e-Faktur
• w menu KSeF wybierz „Zmień sposób uwierzytelniania KSeF” i wskaż token lub certyfikat
• na liście faktur sprzedaży dodaj certyfikat offline
• sprawdź na kartach kontrahentów parametr „Nie wysyłaj dokumentu do KSeF”

Jak wysłać fakturę do KSeF w Optimie i pobrać zakupy

Fakturę wyślesz automatycznie przy zatwierdzeniu, ręcznie z listy albo seryjnie. Przed wysyłką Optima sprawdza zgodność ze strukturą FA(3). UPO program pobiera sam po kilku minutach, a ręcznie przyciskiem „Odbierz dane z KSeF”. Korektę wyślesz, gdy faktura korygowana ma UPO.

Od wersji 2026.4.1 Optima pobiera faktury w tle, od początku poprzedniego miesiąca, a ręcznie pobierzesz je za wybrany zakres dat. Pobraną fakturę przeniesiesz do rejestru VAT, do Handlu albo do Obiegu dokumentów. Numer KSeF i data przyjęcia są w rejestrze VAT na zakładce KSeF/JPK.

Ustawienia KSeF wprowadzasz osobno w każdej bazie firmowej. Przy przejściu z demo na produkcję program usuwa dane KSeF z dokumentów wysłanych na demo. Po odtworzeniu bazy z kopii wymianę i uwierzytelnienie ustawiasz od nowa.

Tryby offline, kody QR i oznaczenia w JPK

Optima ma tryby Online, Offline24, Offline (niedostępność KSeF), Awaria KSeF i Awaria całkowita. Tryb ustawiasz w konfiguracji firmy albo na pojedynczej fakturze. Faktura offline przekazana poza KSeF ma kody QR „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”, a drugi wymaga certyfikatu offline. Terminy według MF: w offline24 następny dzień roboczy po wystawieniu, przy niedostępności następny dzień roboczy po jej końcu, a przy awarii 7 dni roboczych od jej zakończenia.

W JPK_V7 według MF oznaczenie OFF dotyczy tylko faktur z trybu awaryjnego. Faktury z offline24 i z niedostępności bez numeru oznaczasz DI i po nadaniu numeru poprawiasz ewidencję. BFK dotyczy faktur spoza KSeF. Optima część kodów nadaje sama, a resztę dodasz seryjnie.

Najczęstsze komunikaty

Jeśli program zgłasza brak licencji KSeF, sprawdź wersję i ważne aktualizacje, aktywność pakietu, numer klucza przy HASP oraz akceptację regulaminu OCR&KSeF. Comarch poprawił weryfikację licencji w aktualizacji wersji 2026.5.1 z 10.08.2026 r. Inne częste sytuacje:

• „nie skonfigurowano metody uwierzytelniania”: wybierz sposób w menu KSeF
• brak uprawnień operatora do wysyłania: zaznacz prawo na karcie operatora
• „Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury”: popraw dane dokumentu
• „Licencja bez limitu wygasła” lub „Pakiet przekroczony”: kup pakiet albo wyższy
• pusta lista faktur: sprawdź, czy środowisko zgadza się z tokenem

Konfiguracja i szkolenie KSeF z nami

Jesteśmy Strategicznym Dystrybutorem Comarch ERP Optima. Dobieramy pakiet, konfigurujemy KSeF w każdej bazie i ustawiamy uprawnienia operatorów. Prowadzimy szkolenia z KSeF w Optimie, indywidualne i firmowe. Konfigurację i szkolenie rozliczamy godzinowo, w tej samej stawce co prace wdrożeniowe w Comarch ERP Optima. Napisz do nas, a ustalimy zakres.