Zanim zaczniesz: wersja enova365 i licencja
Według producenta KSeF w enova365 jest w standardzie dla użytkowników modułów księgowych i handlowych, bez dodatkowych opłat. Nowe wersje z kolejnymi funkcjami KSeF Soneta udostępnia klientom z aktualną gwarancją.
Sprawdź wersję programu. Po zmianie adresów KSeF Soneta ogłosiła, że potrzebna jest wersja z linii 2512 z końca grudnia 2025 r. lub nowsza. Starsze przestały działać z KSeF od 10 stycznia 2026 r. Aktualne wydania to 2512.12.14 i 2606.2.3. Przejście na linię 2606 wymaga wcześniej Rozszerzonego Systemu Praw, więc aktualizację zaplanuj z partnerem.
Ustawa przewiduje kary za naruszenie obowiązków KSeF od 1.01.2027 r. Projekt nowelizacji ustawy o VAT opublikowany przez Ministerstwo Finansów 23.09.2026 r. zakłada przesunięcie ich na 1.01.2028 r. To projekt, więc zmiany sprawdzaj w komunikatach MF i Sonety.
Krok 1: uprawnienia w KSeF
Połączenie z programu zadziała tylko wtedy, gdy w KSeF są nadane właściwe uprawnienia. Osoba prowadząca działalność ma je automatycznie. Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje osobę, która dalej nadaje uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Uwaga na zawiadomienia złożone przed 1 lutego 2026 r. Dawały tylko prawo do zarządzania uprawnieniami, więc wystawianie i przeglądanie faktur trzeba nadać osobno. Biuru rachunkowemu nadajesz uprawnienia na jego NIP, a biuro, jeśli na to pozwolisz, przekaże je swoim pracownikom. Przed konfiguracją ustal:
- kto wystawia faktury sprzedaży i wysyła je do KSeF
- kto tylko pobiera i przegląda faktury zakupu
- kto zarządza uprawnieniami, gdy ktoś odchodzi z firmy
- czy biuro rachunkowe ma wystawiać faktury, czy tylko je pobierać
Krok 2: token czy certyfikat KSeF
enova365 łączy się z KSeF tokenem albo certyfikatem KSeF. Oba wygenerujesz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Token zawiera uprawnienia z chwili wygenerowania i działa w kontekście jednego NIP. Gdy uprawnienia się zmienią, potrzebny jest nowy token. Tokeny z KSeF 1.0 w KSeF 2.0 nie działają.
Certyfikat KSeF do uwierzytelnienia nie zawiera uprawnień. KSeF sprawdza je dla osoby, na którą go wydano, więc jeden certyfikat działa w kilku firmach, na przykład u księgowej. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata, a do programu potrzebujesz pliku certyfikatu, pliku klucza i hasła. Do faktur offline potrzebny jest osobny certyfikat typu offline.
Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny zostaną utrzymane bezterminowo, a rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF zostanie w tej sprawie znowelizowane. Do czasu tej zmiany rozporządzenie nadal dopuszcza tokeny tylko do 31 grudnia 2026 r., a 8 października 2026 r. nowelizacji jeszcze nie było. Przed końcem roku sprawdź komunikat MF albo przygotuj certyfikat KSeF jako drugą metodę połączenia. Token i pliki certyfikatu chroń jak dane do bankowości elektronicznej.
Krok 3: połączenie w enova365 i test na demo
Token albo certyfikat wprowadzasz w ustawieniach KSeF w enova365. Zakładasz tam połączenie dla firmy, wybierasz środowisko i sposób autoryzacji, a potem wskazujesz token lub pliki certyfikatu. Biuro rachunkowe zapisuje te dane osobno przy każdym kliencie. Nazwy pól zależą od wersji programu, dlatego pokazujemy je na szkoleniu na waszej bazie.
MF udostępnia środowiska testowe, demo i produkcyjne. Na demo logujesz się prawdziwymi danymi, ale faktury nie mają skutków prawnych, więc to dobre miejsce na pierwszą próbę. Token lub certyfikat musi pochodzić z tego samego środowiska co połączenie w programie.
Krok 4: jak wysłać fakturę do KSeF w enova365
Fakturę sprzedaży najpierw zatwierdzasz, a potem wysyłasz czynnością z listy dokumentów albo z poziomu faktury. Przed wysyłką enova365 sprawdza zgodność pliku ze strukturą FA(3), więc wiele błędów wychodzi jeszcze w programie.
Przy większej liczbie dokumentów używasz wysyłki zbiorczej, ręcznie albo w harmonogramie zadań. Program pobiera numery KSeF i UPO, a zadanie cykliczne przypomina o zatwierdzonych fakturach, które nie trafiły do KSeF. Od wersji 2512.6.7 UPO zobaczysz na osobnej liście i wydrukujesz według urzędowego wzoru.
Faktura przyjęta przez KSeF dostaje numer KSeF. Ma on 35 znaków i nie jest numerem faktury. Gdy KSeF odrzuci plik, faktura nie zostaje wystawiona: poprawiasz ją i wysyłasz ponownie, bez korekty.
Krok 5: jak pobrać faktury z KSeF w enova365
enova365 pobiera faktury zakupu z KSeF według harmonogramu, na przykład codziennie rano. Producent opisuje automatyczne pobieranie dla Księgi Handlowej, Księgi Podatkowej, modułu Faktury, Handlu i Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego. Faktury za wybrany zakres dat pobierzesz też ręcznie.
Rodzaje dokumentów KSeF decydują, jak faktura trafi do ewidencji: do którego rejestru VAT, na jakie konta i do jakiej ścieżki akceptacji. Od wersji 2512.11.13 dokumenty wpisane wcześniej ręcznie połączysz z plikami KSeF masowo, według numeru KSeF.
Tryb offline, kody QR i oznaczenia w JPK
Terminy wynikają z przepisów. W offline24 fakturę wysyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Przy ogłoszonej niedostępności KSeF masz czas do następnego dnia roboczego po jej końcu, a w trybie awaryjnym 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Według producenta enova365 sama przechodzi w tryb offline, gdy KSeF nie odpowiada, a od wersji 2512.6.7 pokazuje termin wysłania faktury offline.
Faktura offline przekazana nabywcy poza KSeF ma dwa kody QR, a drugi wymaga certyfikatu typu offline. W JPK_V7 według MF oznaczenie OFF dotyczy tylko faktur z trybu awaryjnego. Faktury z offline24 i z niedostępności, które w dniu złożenia pliku nie mają numeru, oznaczasz DI i po nadaniu numeru poprawiasz ewidencję. BFK dotyczy faktur spoza KSeF. enova365 nadaje oznaczenia sama, ale przed wysyłką JPK warto je sprawdzić.
Najczęstsze błędy i co z nimi zrobić
Problemy z połączeniem często wynikają z uprawnień albo pomylonego środowiska, a nie z samego programu. Typowe przyczyny według kodów błędów opisanych przez MF:
- brak uprawnień: nadaj je w Aplikacji Podatnika, a przy tokenie wygeneruj nowy
- token lub certyfikat z demo użyty na produkcji: wygeneruj nowy na produkcji
- certyfikat wgrany, a połączenia brak: jego właściciel nie ma uprawnień w KSeF
- plik niezgodny z FA(3): uzupełnij dane i wyślij ponownie
- duplikat: faktura o tym numerze od tego sprzedawcy już jest w KSeF
- zły NIP nabywcy: KSeF przyjmie fakturę, więc potrzebna jest korekta do zera i nowa faktura
Konfiguracja i szkolenie KSeF z nami
Jako Złoty Partner enova365 konfigurujemy KSeF na waszej bazie: połączenie, wysyłkę, pobieranie, harmonogramy i procedurę na awarie. Pomagamy też przy uprawnieniach. Prowadzimy szkolenia z KSeF w enova365, indywidualne i firmowe. Konfigurację KSeF wyceniamy ryczałtem, a szkolenie rozliczamy godzinowo, w tej samej stawce co prace wdrożeniowe w enova365. Napisz do nas, a ustalimy zakres.
Najczęstsze pytania
Token czy certyfikat KSeF: co wybrać w enova365?
Zależy od sposobu pracy. Token działa w jednej firmie z uprawnieniami z chwili wygenerowania, a certyfikat działa wszędzie tam, gdzie jego właściciel ma uprawnienia, przez najwyżej 2 lata.
Czy token KSeF przestanie działać po 2026 r.?
Według decyzji MF nie, bo tokeny mają zostać bezterminowo. Formalnie rozporządzenie nadal dopuszcza je do 31 grudnia 2026 r., a 8 października 2026 r. jego nowelizacji jeszcze nie było, więc przed końcem roku sprawdź komunikat MF.
Co zrobić, gdy KSeF odrzuci fakturę?
Popraw dane i wyślij fakturę ponownie. Odrzucony plik nie jest wystawioną fakturą, więc nie wystawiasz do niego korekty.
Czy prowadzicie szkolenie z KSeF w enova365?
Tak. Szkolimy pojedyncze osoby i całe zespoły na waszej bazie, a szkolenie rozliczamy godzinowo, w tej samej stawce co prace wdrożeniowe.