Zacznij od kopii bazy i nowego okresu
Przed każdą większą operacją na przełomie roku zrób kopię bezpieczeństwa bazy. To prosty krok, a w razie pomyłki pozwala wrócić do stanu sprzed zmian bez odtwarzania pracy z kilku dni.
Następnie załóż w Comarch ERP Optima nowy okres obrachunkowy, jeśli jeszcze go nie ma. Przy zakładaniu okresu przenosisz plan kont i ustawienia z poprzedniego roku. Dzięki temu możesz od razu księgować dokumenty styczniowe, choć stary rok nie jest jeszcze zamknięty. Bilans otwarcia przeniesiesz później i w razie zmian powtórzysz to przeniesienie.
Sprawdź dokumenty i rejestry za stary rok
Zamknięcie zaczyna się od kompletności. Wszystkie dokumenty z poprzedniego roku powinny trafić do rejestrów VAT i ksiąg, a zapisy z bufora zostać zatwierdzone. Dopóki zapis jest w buforze, można go poprawić, ale nie jest ostateczny.
- czy wszystkie faktury zakupu i sprzedaży są w rejestrach VAT
- czy dokumenty z modułów handlowych, płac i banku są zaksięgowane
- czy w buforze nie zostały zapisy z poprzedniego roku
- czy deklaracje i pliki JPK_V7 za ostatnie okresy są wysłane
- czy numeracja dokumentów jest ciągła
Rozrachunki, bank i waluty
Na koniec roku saldo każdego konta rozrachunkowego powinno mieć uzasadnienie. Rozlicz płatności z dokumentami, sprawdź nierozliczone wpłaty i wyślij kontrahentom potwierdzenia sald. Optima przygotuje je z danych, które już są w programie, podobnie jak ponaglenia i noty odsetkowe.
Uzgodnij raporty kasowe i bankowe z wyciągami na 31 grudnia. Jeśli prowadzisz konta walutowe, przeprowadź wycenę bilansową według kursu z ostatniego dnia roku i zaksięguj różnice kursowe.
Środki trwałe, magazyn i spis z natury
W module Środki Trwałe sprawdź, czy odpisy amortyzacyjne za cały rok są naliczone i zaksięgowane, a nowe środki mają dokumenty OT. Likwidacje i zbycia z mijającego roku powinny mieć dokumenty LT. Raport majątku na 31 grudnia przyda się do uzgodnienia z księgą.
Jeśli firma prowadzi magazyn, stany na koniec roku muszą się zgadzać z księgowością. Wyniki inwentaryzacji wprowadzisz do programu, a w księgowości uproszczonej spis z natury zapiszesz w ewidencji dodatkowej. Inwentaryzację można przeprowadzić także smartfonem w aplikacji Comarch ERP Inwentaryzacja.
Płace i rozliczenia roczne
W module Płace i Kadry przygotuj roczne informacje podatkowe dla pracowników i urzędu oraz sprawdź, czy wszystkie listy płac z poprzedniego roku są zamknięte i zaksięgowane. Przy okazji warto przejrzeć limity urlopów na nowy rok i zmiany wskaźników, takich jak płaca minimalna, w konfiguracji programu.
Terminy deklaracji rocznych wynikają z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Optima przygotuje deklaracje z danych płacowych i wyśle je elektronicznie, ale kontrolę poprawności danych zostaw sobie z zapasem przed terminem.
Zestawienia, sprawozdanie i zamknięcie okresu
Gdy księgi są kompletne, przygotuj zestawienie obrotów i sald, bilans oraz rachunek zysków i strat. Jeśli sporządzasz sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, Comarch e-Sprawozdania pobierze zestawienia z Optimy, sprawdzi plik walidatorem i pozwoli go podpisać.
Na końcu przenieś ostateczny bilans otwarcia do nowego roku i zamknij stary okres obrachunkowy. Zamknięcie blokuje zmiany w zapisach, dlatego rób je dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania i uzgodnieniu wszystkich sald.
Nie zapomnij o KSeF
Od 2026 r. KSeF jest obowiązkowy: od 1 lutego dla największych podatników, a od 1 kwietnia dla pozostałych. Do końca 2026 r. obowiązują jeszcze wyjątki, m.in. dla firm, których faktury objęte obowiązkiem KSeF nie przekraczają 10 tys. zł brutto miesięcznie, i dla faktur z kas rejestrujących; od 2027 r. te wyjątki znikają. Zamknięcie roku to dobry moment, żeby sprawdzić uprawnienia w KSeF, połączenie Optimy z usługą Comarch KSeF i to, kto w firmie pobiera i wysyła e-faktury. Stan przepisów podajemy na dzień publikacji.
Najczęstsze pytania
Czy mogę księgować styczeń, zanim zamknę poprzedni rok?
Tak. Wystarczy założyć nowy okres obrachunkowy z planem kont. Bilans otwarcia przeniesiesz później i w razie zmian powtórzysz przeniesienie.
Kiedy zamknąć okres obrachunkowy w Optimie?
Po uzgodnieniu sald, zatwierdzeniu sprawozdania i przeniesieniu ostatecznego bilansu otwarcia. Zamknięcie blokuje zmiany w zapisach.
Czy Optima przygotuje e-Sprawozdanie finansowe?
Tak, z pomocą Comarch e-Sprawozdania: import zestawień z Księgi Handlowej, walidacja i podpis.
Czy pomożecie przy zamknięciu roku?
Tak. W ramach opieki serwisowej pomagamy przy zamknięciu okresu, przeniesieniu bilansu otwarcia i konfiguracji programu na nowy rok.