JPK_V7 po wejściu KSeF: jak uporządkować rejestry VAT w systemie

KSeF i JPK_V7: najważniejsze terminy

Od 1.02.2026 e-faktury w KSeF wystawiają podatnicy, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1.04.2026 pozostali podatnicy VAT. Odbierać faktury przez KSeF muszą wszyscy od 1.02.2026. Do końca 2026 r. poza KSeF mogą fakturować podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, a faktury można też wystawiać z kas rejestrujących. Ustawa przewiduje kary za naruszenie obowiązków od 2027 r., a projekt nowelizacji ustawy o VAT opublikowany przez Ministerstwo Finansów 23.09.2026 r. zakłada przesunięcie ich na 1.01.2028; sam obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia. To stan przepisów na dzień publikacji artykułu. Szczegóły warto sprawdzać w komunikatach Ministerstwa Finansów.

W praktyce rejestry VAT nadal muszą rozróżniać kilka sytuacji: faktury z numerem KSeF, faktury wystawione w trybie offline, które numer dostaną dopiero po wysłaniu, faktury od mniejszych dostawców i faktury z kas rejestrujących, które do końca 2026 r. mogą być wystawiane poza KSeF, oraz dokumenty, które do KSeF w ogóle nie trafiają, na przykład dowody wewnętrzne.

Numer KSeF w ewidencji JPK_V7

Struktura JPK_V7M i JPK_V7K stosowana od lutego 2026 przewiduje numer KSeF przy fakturach wystawionych w systemie, także w trybie offline24, w czasie niedostępności albo awarii KSeF, jeśli w dniu złożenia pliku faktura ma już numer. Gdy numeru nie ma, stosuje się oznaczenia: OFF dla faktur z trybu awarii KSeF (bez obowiązku późniejszej korekty), DI dla faktur z trybu offline24 i z okresu niedostępności systemu (po nadaniu numeru KSeF ewidencję trzeba poprawić) oraz dla dowodów innych niż faktura, na przykład dowodów wewnętrznych czy zbiorczych dowodów sprzedaży z kas, a BFK dla faktur wystawionych poza KSeF, na przykład z kas rejestrujących. To stan na dzień publikacji, a szczegóły opisują objaśnienia Ministerstwa Finansów do stosowania oznaczeń w JPK_VAT.

Z tego wynika prosta zasada: numer KSeF musi być zapisany przy dokumencie w rejestrze VAT, a nie tylko w osobnym programie do e-faktur. Gdy faktury pobierasz z KSeF prosto do systemu, numer przenosi się sam. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy ktoś wpisał dokument ręcznie z pliku PDF.

Duplikaty i dokumenty wpisane dwa razy

W okresie przejściowym dostawcy często wysyłają tę samą fakturę dwiema drogami: wystawiają ją w KSeF i dodatkowo przesyłają PDF mailem. Jeśli księgowość wpisze PDF, a potem system pobierze dokument z KSeF, w rejestrze pojawi się ta sama faktura dwa razy.

Warto ustalić jedną drogę wprowadzania faktur zakupowych i trzymać się jej w całym zespole. Faktury od dostawców, którzy już wystawiają w KSeF, pobieraj tylko z KSeF. Mail traktuj jako informację, a nie dokument do zaksięgowania.

• sprawdzaj dokumenty o tym samym numerze i kontrahencie przed zamknięciem miesiąca
• ustal, kto i kiedy pobiera faktury z KSeF
• dokumenty wpisane ręcznie uzupełniaj o numer KSeF, gdy faktura pojawi się w systemie
• oznaczaj w rejestrze dokumenty spoza KSeF, żeby przy wysyłce JPK nie szukać ich ręcznie

Data otrzymania faktury a odliczenie VAT

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF. Ta data ma znaczenie przy ustalaniu okresu, w którym możesz odliczyć podatek naliczony. Nie jest nią dzień, w którym pobrałeś fakturę do programu, ani dzień, w którym ktoś ją zatwierdził.

Sprawdź w ustawieniach systemu, skąd bierze się data wpływu dokumentu w rejestrze. Jeśli program podstawia dzień pobrania, faktury z końca miesiąca mogą trafić do niewłaściwego okresu.

Sprzedaż w okresie przejściowym

Faktury wystawione poza KSeF wykazuje się w JPK_V7 z oznaczeniem BFK. Dotyczy to faktur sprzed objęcia firmy obowiązkiem, a do końca 2026 r. także faktur z kas rejestrujących i sprzedaży podatników, którzy mieszczą się w limicie 10 tys. zł brutto miesięcznie. Standardem są faktury z numerem KSeF. Faktury z trybu offline24 i z okresu niedostępności KSeF, które w dniu złożenia pliku nie mają jeszcze numeru, oznacza się DI i po nadaniu numeru poprawia ewidencję.

Osobną uwagę warto poświęcić korektom. Korekta faktury wystawionej w KSeF też trafia do KSeF i odwołuje się do numeru faktury pierwotnej. Rejestr VAT powinien pokazywać to powiązanie, żeby księgowy widział, czego dotyczy korekta.

Jak to wygląda w enova365 i w Comarch ERP Optima

W enova365 obsługa KSeF jest w standardzie licencji. System pobiera faktury zakupowe, statusy i UPO dla faktur sprzedaży, a pliki JPK_V7 powstają z rejestrów VAT w Księdze Handlowej lub Księdze Podatkowej. Faktury zakupowe mogą przejść przez akceptację w Workflow, zanim trafią na konta.

Comarch ERP Optima pobiera faktury przez usługę Comarch KSeF i przenosi je do rejestru VAT lub modułu handlowego, a dalej księguje według schematów. Plik JPK_V7 tworzysz z rejestrów VAT. W obu programach nową strukturę pliku obsługuje aktualna wersja, więc przed pierwszym rozliczeniem po zmianach warto sprawdzić, czy program jest zaktualizowany.

Lista kontrolna przed wysyłką JPK_V7

Przed wysłaniem każdego pliku JPK_V7 przejdź przez kilka punktów. Zajmuje to chwilę, a oszczędza korekt.

• czy program jest w wersji obsługującej aktualną strukturę JPK_V7
• czy każda faktura z KSeF ma w rejestrze numer KSeF
• czy dokumenty spoza KSeF mają właściwe oznaczenie
• czy w rejestrze nie ma dwóch wpisów tej samej faktury
• czy data otrzymania faktur z KSeF pochodzi z KSeF
• czy faktury z trybu offline zostały uzupełnione o numer