Jaki program kadrowo-płacowy wybrać? Kryteria, które naprawdę mają znaczenie

Od czego zacząć wybór

Zanim porównasz programy, opisz swoją firmę. Liczba pracowników to dopiero początek. Ważniejsze jest, na jakich umowach pracują ludzie, jak rozliczasz czas pracy, czy masz regulaminy płacowe z dodatkami i premiami, ile firm prowadzisz i kto liczy płace: własny dział kadr czy biuro rachunkowe.

Druga sprawa to połączenie z resztą firmy. Listy płac trafiają do księgowości, a dane o czasie pracy często pochodzą z rejestracji wejść albo grafików. Program kadrowo-płacowy, który dobrze współpracuje z księgowością, oszczędza co miesiąc przepisywania i uzgadniania.

Kryteria, które naprawdę różnicują programy

Każdy program kadrowo-płacowy policzy listę płac i wyśle deklaracje. Różnice wychodzą przy rzeczach, których na pierwszej prezentacji często nie widać:

• aktualizacje po zmianach przepisów w ramach licencji albo subskrypcji
• czas pracy: grafiki, praca zmianowa, praca hybrydowa i rozliczanie nadgodzin
• samoobsługa pracownika: wnioski urlopowe, paski płacowe i plany pracy w przeglądarce
• akta osobowe w formie elektronicznej i obieg dokumentów kadrowych
• deklaracje ZUS, PIT, PPK i PFRON wysyłane prosto z programu
• praca na wielu firmach i uprawnienia do danych płacowych
• przygotowanie do jawności wynagrodzeń: katalog stanowisk i wartościowanie
• połączenie z księgowością i analizami
• praca zdalna: chmura albo dostęp przez przeglądarkę
• partner, który zna przepisy i zostanie z tobą po wdrożeniu

Comarch ERP Optima Płace i Kadry – dla kogo

Płace i Kadry w Comarch ERP Optima prowadzą akta, umowy, czas pracy i wynagrodzenia zgodnie z Kodeksem pracy, a deklaracje ZUS, PIT i PFRON wysyłają się prosto z programu. Wersja Płace i Kadry Plus dodaje m.in. obsługę zajęć komorniczych, oddelegowań i wielu etatów. Pracownicy mogą korzystać z samoobsługi w Comarch HRM, a czas pracy rejestrować w Comarch TNA.

To dobry wybór dla firm zatrudniających od kilku do kilkuset osób oraz dla biur rachunkowych, które prowadzą kadry i płace wielu klientów. Optima sprawdza się szczególnie tam, gdzie księgowość też prowadzi się w Optimie.

enova365 Kadry Płace – dla kogo

Moduł Kadry Płace w enova365 obejmuje cały cykl pracownika: od rekrutacji i umowy, przez czas pracy, grafiki i pracę hybrydową, po wynagrodzenia i deklaracje. Pulpity Pracownika i Kierownika przenoszą wnioski, akceptacje i paski płacowe do przeglądarki, a e-Teczki porządkują akta osobowe.

enova365 wybierają firmy zatrudniające od kilkudziesięciu do kilku tysięcy osób, uczelnie, prokuratury i jednostki budżetowe z własnymi regulacjami płacowymi oraz biura rachunkowe, które prowadzą płace większych klientów. Rozszerzenie ZKL pozwala opisać i wartościować stanowiska, co przyda się przy jawności wynagrodzeń.

Jawność wynagrodzeń a wybór programu

Unijna dyrektywa 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń zmienia sposób, w jaki firmy ustalają płace i o nich informują. Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują zmiany w Kodeksie pracy dotyczące rekrutacji, a ustawa o prawie pracownika do informacji o wynagrodzeniach i raportowaniu luki płacowej jest w przygotowaniu i ma wejść w życie najwcześniej w 2027 r. Terminy mogą się jeszcze zmienić.

Przy wyborze programu sprawdź, czy da się w nim uporządkować stanowiska i grupy, opisać składniki płacy i przygotować zestawienia wynagrodzeń w grupach z podziałem na płeć. Bez tego raporty trzeba będzie składać ręcznie w arkuszach.

Migracja z innego programu kadrowo-płacowego

Przenosimy kartoteki pracowników i dane kadrowe z każdego programu, z którego da się je wyciągnąć, a historię płac w takim zakresie, jaki da się pobrać ze starego programu i jaki ustalimy w ofercie. Start planujemy razem z działem kadr, najlepiej od początku okresu rozliczeniowego, żeby rozliczenia roczne nie rozjechały się między dwoma programami.

Po migracji konfigurujemy regulaminy płacowe, czas pracy i deklaracje, a kadrowe i płacowe szkolimy zdalnie albo w naszej sali w Rzeszowie. Te same osoby, które wdrażają program, prowadzą później opiekę.