Pulpit Pracownika i Kierownika w enova365: wnioski urlopowe, paski płacowe, akceptacje bez papieru

Czym są pulpity i kto z nich korzysta

Pulpity to aplikacje dla osób, które nie pracują na co dzień w systemie. Pracownik nie potrzebuje stanowiska w module Kadry Płace, żeby sprawdzić swoje dane czy złożyć wniosek. Loguje się do pulpitu w przeglądarce albo w aplikacji mobilnej i widzi wyłącznie swoje sprawy.

Pulpit Pracownika służy całemu zespołowi. Pulpit Kierownika jest dla osób, które akceptują wnioski i pilnują czasu pracy swoich ludzi. Oba korzystają z tych samych danych co kadry, więc nie ma dwóch wersji prawdy: to, co zatwierdzi kierownik, od razu trafia do modułu kadrowo-płacowego.

Co pracownik zrobi sam w Pulpicie Pracownika

Najczęściej używana funkcja to wnioski urlopowe. Pracownik widzi swój limit i historię urlopów, składa wniosek i śledzi jego status. Nie musi pytać kadr, czy wniosek dotarł i kto go jeszcze nie zatwierdził.

Drugą grupą są dane osobowe i płacowe. Zamiast drukować paski i wysyłać je mailem, kadry udostępniają je w pulpicie razem z roczną kartą płac. Pulpit działa po polsku, angielsku i ukraińsku, co ułatwia pracę w zespołach z cudzoziemcami.

• limit i historia urlopów, wnioski ze śledzeniem statusu
• wnioski o zmianę danych osobowych, podatkowych i numeru konta
• zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia
• czas pracy i nadgodziny
• terminy badań okresowych i szkoleń BHP
• paski płacowe i roczna karta płac

Pulpit Kierownika: akceptacje i obraz zespołu

Kierownik widzi wnioski swoich podwładnych, filtruje je i akceptuje w kilku kliknięciach. Zaakceptowana nieobecność trafia automatycznie do Kadr Płac, więc kadrowa nie przepisuje jej z papierowego formularza ani z maila.

W pulpicie są też dane kadrowe zespołu: umowy, szkolenia i uprawnienia, a także normy i czas pracy. Kierownik przygotuje zestawienie umów cywilnoprawnych albo raport do druku bez proszenia działu kadr. Gdy firma korzysta z BI w pulpitach, widzi również wskaźniki dopasowane do swojej roli.

Akceptacje wieloetapowe z Workflow w Pulpitach

Prosty urlop zwykle zatwierdza jeden przełożony. W większych organizacjach ścieżka bywa dłuższa: kierownik działu, dyrektor pionu, czasem dział kadr na końcu. Do takich przypadków służy rozszerzenie Workflow w Pulpitach.

Wniosek trafia automatycznie do przełożonego, a gdy ten jest nieobecny, do jego zastępcy. Wnioskujący widzi, na którym etapie jest jego sprawa, a osoby akceptujące dostają powiadomienia. W ten sam sposób można prowadzić inne wnioski kadrowe, nie tylko urlopy.

Co przygotować przed uruchomieniem pulpitów

Pulpity pokazują dane z kadr, więc jakość tych danych decyduje o pierwszym wrażeniu pracowników. Jeśli limit urlopu w pulpicie nie zgadza się z tym, co pracownik ma w głowie, kadry dostaną więcej pytań, a nie mniej. Dlatego przed startem zawsze przeglądamy z działem kadr kartoteki i limity.

Drugi warunek to struktura organizacyjna. System musi wiedzieć, kto jest czyim przełożonym i kto go zastępuje. Bez tego wnioski nie trafią do właściwej osoby.

• sprawdź limity urlopów i nieobecności na dzień startu
• uzupełnij strukturę organizacyjną, przełożonych i zastępców
• ustal, które dane i dokumenty pracownik ma widzieć w pulpicie
• zdecyduj, od kiedy paski są tylko elektroniczne
• przygotuj krótką instrukcję logowania dla pracowników
• wybierz kilka osób do pilotażu przed udostępnieniem całej firmie

Jak wprowadzić pulpity w zespole

Najlepiej sprawdza się start etapami. Najpierw jeden dział i kierownicy, którzy chętnie testują nowe rozwiązania. Po kilku cyklach wniosków widać, co trzeba poprawić w uprawnieniach i ścieżkach akceptacji, a potem pulpit trafia do reszty firmy.

Warto jasno powiedzieć pracownikom, od kiedy papierowe wnioski nie są już przyjmowane. Okres przejściowy bez końcowej daty sprawia, że część osób zostaje przy starych nawykach, a kadry obsługują dwa kanały naraz. Przy wdrożeniu pomagamy ułożyć harmonogram i szkolimy kierowników, bo to oni najczęściej odpowiadają zespołom na pytania o nowy sposób pracy.