enova365 · Procesy
Workflow i obieg dokumentów w enova365
Obszar Procesy przenosi papierowe ścieżki do systemu. Faktury kosztowe, umowy, wnioski i sprawy przechodzą przez zaprojektowane ścieżki akceptacji z zastępstwami i powiadomieniami, a dokumenty trafiają do elektronicznego archiwum z pełną historią. Procesy obejmują wszystkie moduły enova365.
Dla kogo
Dla firm i instytucji, w których dokumenty krążą między działami i oddziałami: zarządów, sekretariatów i kancelarii, księgowości obsługującej faktury kosztowe, działów HR oraz instytucji publicznych prowadzących sprawy według instrukcji kancelaryjnej.
Co zyskujesz
- szybsza akceptacja kosztów i krótszy czas obiegu dokumentów
- koniec z zagubionymi papierami i pytaniem „u kogo to leży?”
- pełna historia: kto, kiedy i co zatwierdził
Workflow
Silnik procesów biznesowych z graficznym edytorem BPMN, kreatorami formularzy i rolami procesowymi. Gotowe procesy obsługują wnioski kadrowe, faktury kosztowe, KSeF i zastępstwa, a automatyczne akcje, na przykład pobranie kursów walut czy wysłanie raportu, wykonują się według harmonogramu.
- graficzny edytor procesów BPMN
- kreatory formularzy i role procesowe
- wielopoziomowa akceptacja i zastępstwa
- automatyczne akcje i Harmonogram Zadań
- gotowe procesy: faktury kosztowe, wnioski, KSeF
- listy zadań, powiadomienia i historia procesu
DMS – Document Management System
Elektroniczne archiwum dokumentów i spraw z rejestrami, kategoriami archiwalnymi i JRWA. Uprawnienia działają na poziomie pojedynczego dokumentu, a dostęp jest możliwy także z przeglądarki i telefonu. DMS dobrze sprawdza się w instytucjach publicznych prowadzących dokumentację według instrukcji kancelaryjnej.
- rejestry dokumentów i spraw
- JRWA i kategorie archiwalne
- foldery według struktury organizacyjnej
- uprawnienia na poziomie dokumentu
- dostęp w przeglądarce i mobilnie
- biblioteka dokumentów i wyszukiwanie
Konfigurator Workflow i DMS
Narzędzie do projektowania własnych obiegów, reguł akceptacji i zasad archiwizacji bez programowania. Razem z klientem układamy procesy tak, żeby odpowiadały strukturze firmy i jej regulaminom.
- własne definicje dokumentów i spraw
- reguły akceptacji zależne od kwoty, działu czy projektu
- zasady archiwizacji i przechowywania
- wyzwalacze i akcje cykliczne
- zastępstwa i eskalacje
- raporty czasu obiegu dokumentów
OCR, e-podpis i e-Doręczenia
OCR rozpoznaje tekst z PDF i skanów i tworzy z nich dokumenty w DMS, które od razu trafiają do obiegu. Integracja z Autenti pozwala podpisywać dokumenty podpisem zwykłym i kwalifikowanym, a dodatek e-Doręczenia pobiera korespondencję i prowadzi ją przez rejestrację, weryfikację i odpowiedź.
- OCR dokumentów PDF i JPEG, także wsadowo
- podpis zwykły i kwalifikowany przez Autenti
- wielu podpisujących w ustalonej kolejności
- e-Doręczenia z ścieżką obsługi i archiwizacją
- automatyczne odkładanie podpisanych plików
- przekazanie dokumentów prosto do Workflow
„Wdrożenie modułu Workflow‑DMS przyniosło nam realne korzyści: obieg dokumentów, w tym faktur zakupowych i dokumentów produkcyjnych, jest dziś znacznie sprawniejszy.”
Najczęstsze pytania
Czy obieg faktur kosztowych da się dopasować do naszych zasad?
Tak. Projektujemy ścieżki akceptacji zależne od kwoty, działu, projektu czy MPK, z zastępstwami i eskalacjami.
Czy DMS w enova365 nadaje się dla instytucji publicznej?
Tak. Obsługuje JRWA, kategorie archiwalne i e-Doręczenia. Wdrażamy go m.in. w instytucjach wymiaru sprawiedliwości i ośrodkach polityki społecznej.
Czy dokumenty można podpisywać elektronicznie?
Tak, przez integrację z Autenti: podpis zwykły i kwalifikowany, także wielu osób w ustalonej kolejności.
Poradniki na ten temat
- KSeF w praktyce: jak ułożyć obieg faktur zakupowych
- Pulpit Pracownika i Kierownika w enova365: wnioski urlopowe, paski płacowe, akceptacje bez papieru
- Obieg faktur kosztowych w Workflow enova365: opis, akceptacja, księgowanie
- Przetarg na system ERP w instytucji publicznej: od postępowania do pierwszego sprawozdania
Przechodzisz z innego programu?
Przenosimy dane i uruchamiamy nowy system tak, żeby stary działał do dnia startu.
Pozostałe obszary i rozwiązania enova365
Finanse
Kadry
Sprzedaż
Produkcja
Analizy
Projekty
Nieruchomości
Flota
Samoobsługa
Rozszerzenia i integracje
Porozmawiajmy: Procesy
Pokażemy, jak to działa na danych podobnych do twoich, i powiemy, ile potrwa wdrożenie.