Postępowanie i opis przedmiotu zamówienia
Zakup systemu ERP przez instytucję publiczną podlega Prawu zamówień publicznych zależnie m.in. od statusu zamawiającego i wartości zamówienia. Od 1 stycznia 2026 r. ustawę stosuje się do zamówień o wartości od 170 tys. zł netto; mniejszych zamówień instytucja udziela według własnego regulaminu. W postępowaniu przedmiot zamówienia opisuje zamawiający, a wykonawcy składają oferty zgodnie z dokumentami postępowania. Enology występuje w tej roli jako wykonawca: przygotowujemy ofertę, wymaganą dokumentację i referencje.
Pytania do dokumentów postępowania wykonawcy zadają w trybie przewidzianym w przepisach, a odpowiedzi trafiają do wszystkich. Po wyborze oferty i podpisaniu umowy zaczyna się właściwe wdrożenie, którego zakres i terminy wyznacza umowa. Ofertę łatwiej rzetelnie wycenić, a system potem wdrożyć, gdy opis przedmiotu zamówienia określa:
- obszary i moduły: finanse budżetowe, kadry i płace, DMS, obieg faktur
- liczbę użytkowników i jednostek, także tych obsługiwanych przez centrum usług wspólnych
- zakres migracji danych z dotychczasowych programów
- liczbę i formę szkoleń dla poszczególnych działów
- warunki serwisu: czas reakcji, sposób zgłaszania problemów i aktualizacje
- obsługę KSeF i wymagane integracje
Analiza i harmonogram dopasowany do roku budżetowego
Pierwszy etap to analiza przedwdrożeniowa z każdym działem: księgowością, kadrami, kancelarią i osobami, które przygotowują sprawozdania. Spisujemy, jak dziś wyglądają plan finansowy, ewidencja, płace i obieg dokumentów oraz z jakich programów korzysta instytucja.
Harmonogram układamy tak, żeby nie kolidował z zamknięciem roku i terminami sprawozdawczymi. Wiele jednostek wybiera start księgowości z początkiem roku budżetowego, bo upraszcza to bilans otwarcia, ale nie jest to jedyna możliwość. Kadry czy obieg dokumentów można uruchamiać w innym terminie.
Finanse budżetowe w enova365
Rozszerzenie Jednostki Budżetowe dokłada do Księgi Handlowej enova365 klasyfikację budżetową, plany i sprawozdania Rb. Konfiguracja tej części wymaga najwięcej uwagi, bo od niej zależy, czy sprawozdania będą się zgadzać z ewidencją.
Centrum usług wspólnych może prowadzić księgi wielu jednostek w osobnych bazach zarządzanych z bazy głównej, a konsolidacja w Business Intelligence zestawia ich dane w jednym raporcie.
- klasyfikacja budżetowa: dział, rozdział i paragraf
- plany rodzajowe, zadaniowe i mieszane z korektami
- kontrola zaangażowania środków
- płace i przelewy z klasyfikacją budżetową
- sprawozdania Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-28S i Rb-30
- konta pozabilansowe
Kadry, płace i dokumentacja
Moduł Kadry Płace obsługuje umowy o pracę, zlecenia i umowy o dzieło w jednej kartotece, a deklaracje ZUS, PIT, PPK i PFRON powstają z danych w systemie. Uczelnie i prokuratury korzystają z rozszerzeń Pracownicy Uczelni i Pracownicy Prokuratury, a pracownicy składają wnioski w Pulpicie Pracownika.
DMS w enova365 prowadzi rejestry dokumentów i spraw z JRWA i kategoriami archiwalnymi, z uprawnieniami na poziomie pojedynczego dokumentu. Dodatek e-Doręczenia pobiera korespondencję i prowadzi ją przez rejestrację, weryfikację i odpowiedź, a Workflow przenosi do systemu akceptacje faktur i wniosków.
Migracja danych i szkolenia
Z dotychczasowych programów przenosimy plan kont, bilans otwarcia, rozrachunki, kartoteki środków trwałych ze źródłami finansowania oraz dane kadrowe potrzebne do naliczania wynagrodzeń. Zakres migracji ustalamy w analizie, a jej wynik instytucja sprawdza przed startem.
Szkolenia prowadzimy na dokumentach instytucji, a nie na przykładach z podręcznika. Księgowość ćwiczy dekretację według klasyfikacji, kadry naliczanie list płac, a kancelaria rejestrację spraw według JRWA.
Pierwsze sprawozdanie Rb
Pierwsze sprawozdanie w nowym systemie to najważniejszy sprawdzian całego wdrożenia. Przed jego złożeniem warto porównać plan i wykonanie z danymi źródłowymi oraz sprawdzić, czy wszystkie dokumenty z okresu zostały zaksięgowane z właściwą klasyfikacją.
Przy pierwszym zamknięciu okresu konsultant pracuje razem z księgowością. Różnice wyjaśniamy na bieżąco, a wnioski zapisujemy w ustawieniach, żeby kolejne sprawozdania przygotowywać już bez wsparcia.
- zgodność planu w systemie z planem finansowym jednostki
- kompletność dokumentów za okres
- poprawna klasyfikacja wydatków i dochodów
- uzgodnienie sald kont z ewidencją pozabilansową
- kontrola wydruku i pliku przed podpisem
Odbiór i opieka po starcie
Kolejne etapy odbieramy zgodnie z umową. Po starcie instytucja ma umowę serwisową i aktualizacje zgodne z przepisami, a zmiany w klasyfikacji budżetowej czy sprawozdaniach wprowadza producent w nowych wersjach systemu. Wdrożenia prowadzimy zdalnie i na miejscu, w całej Polsce.
Najczęstsze pytania
Czy weźmiecie udział w przetargu na system ERP?
Tak. Składamy oferty w postępowaniach według Prawa zamówień publicznych i dołączamy wymagane dokumenty i referencje.
Czy enova365 przygotuje sprawozdania Rb?
Tak, z rozszerzeniem Jednostki Budżetowe, m.in. Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-28S i Rb-30.
Od kiedy najlepiej uruchomić księgowość budżetową?
Wiele jednostek wybiera początek roku budżetowego, bo upraszcza to bilans otwarcia. Termin ustalamy w analizie, zgodnie z umową.
Czy DMS w enova365 obsługuje JRWA?
Tak. DMS prowadzi rejestry spraw według JRWA i kategorii archiwalnych, a dodatek e-Doręczenia obsługuje korespondencję elektroniczną.