Zmiana systemu · Programy dla małych firm
Rachmistrz, Rewizor, Gratyfikant: co dalej?
Rachmistrz, Rewizor i Gratyfikant dobrze obsługują księgowość i kadry niewielkiej firmy. Gdy firma przechodzi na pełną księgowość, przybywa pracowników albo zarząd chce widzieć sprzedaż, koszty i płace w jednym miejscu, warto rozważyć system, w którym te obszary działają razem z obiegiem dokumentów. Przenosimy plan kont, bilans otwarcia, rozrachunki i dane kadrowe.
Dla kogo
Dla firm i biur rachunkowych pracujących na programach InsERT z linii GT lub nexo, które przechodzą z KPiR na pełną księgowość, zatrudniają więcej osób albo chcą połączyć księgowość z handlem i obiegiem dokumentów.
Co zyskujesz
- księgowość, kadry, sprzedaż i obieg dokumentów w jednym systemie
- plan kont i bilans otwarcia przeniesione i uzgodnione
- samoobsługa pracownicza zamiast papierowych wniosków
- KSeF skonfigurowany przed pierwszym miesiącem
Kiedy firmy zmieniają programy InsERT
Zmianę najczęściej wywołuje zmiana skali, a nie sam program. Przekroczenie limitu przychodów dla KPiR oznacza przejście z Rachmistrza na pełną księgowość. Większe zatrudnienie to potrzeba czasu pracy, wniosków i portalu pracownika. Do tego dochodzi KSeF, który warto od razu ustawić w docelowym systemie.
- przejście z KPiR na pełną księgowość
- więcej spółek albo oddziałów do rozliczenia
- wzrost zatrudnienia i rozliczanie czasu pracy
- potrzeba e-wniosków urlopowych i e-teczek
- obieg faktur kosztowych z akceptacją
- odnowienie abonamentu i wybór między GT a nexo
Co proponujemy w zamian
Dla biur rachunkowych i mniejszych zespołów najczęściej proponujemy Comarch ERP Optima: Księgę Handlową lub Księgę Podatkową, Płace i Kadry oraz Comarch HRM. Firmom średnim i grupom spółek proponujemy enova365 z Księgą Handlową, Kadrami Płacami, Pulpitem Pracownika i Workflow. Obie ścieżki obsługują KSeF, JPK i e-Deklaracje.
- Optima: Księga Handlowa lub Księga Podatkowa i ryczałt
- Optima: Płace i Kadry oraz Comarch HRM do samoobsługi
- Optima Biuro Rachunkowe: operacje wielofirmowe i IWD
- enova365: Księga Handlowa z automatyczną dekretacją
- enova365: Kadry Płace, czas pracy i Pulpit Pracownika
- enova365: Workflow dla faktur kosztowych i wniosków
Co przenosimy z Rachmistrza, Rewizora i Gratyfikanta
Przenosimy dane potrzebne do dalszego prowadzenia ksiąg i płac: plan kont, bilans otwarcia, nierozliczone rozrachunki, środki trwałe i kartoteki pracowników. Zapisy księgowe i listy płac z poprzednich lat zostają w starym programie do wglądu. Przed startem uzgadniamy salda z księgową.
- plan kont i słowniki kontrahentów
- bilans otwarcia i nierozliczone rozrachunki
- kartoteki środków trwałych z historią umorzenia
- dane osobowe, umowy i stanowiska pracowników
- podstawy do zasiłków i limity urlopowe
- archiwalne księgi i listy płac zostają do wglądu
Jak przebiega zmiana
Start najlepiej zaplanować na początek roku obrotowego albo miesiąca, po zamknięciu poprzedniego okresu. Po analizie robimy migrację testową i porównujemy salda oraz naliczoną listę płac ze starym programem. Szkolimy księgowość i kadry na waszych danych i jesteśmy przy pierwszym zamknięciu miesiąca.
- analiza zakresu i terminu startu
- migracja testowa planu kont i bilansu otwarcia
- kontrolne naliczenie listy płac i porównanie wyników
- szkolenia na własnych dokumentach
- pierwsze zamknięcie miesiąca z konsultantem
- czas i koszt podajemy po analizie
KSeF, JPK i deklaracje po zmianie
Od 1 lutego 2026 faktury w KSeF wystawiają największe firmy, a odbierają wszyscy podatnicy VAT. Od 1 kwietnia 2026 wystawiają je także pozostali. W nowym systemie e-faktury zakupowe trafiają do rejestru VAT i księgują się według schematów, a JPK i deklaracje powstają z danych, które już są w programie. Zmiany przepisów dostajesz w ramach aktualizacji.
- pobieranie e-faktur zakupowych do rejestru VAT
- księgowanie według schematów i matryc
- JPK_V7 i e-Deklaracje z programu
- deklaracje ZUS, PIT i PPK z modułu płacowego
- OCR dla dokumentów spoza KSeF
- aktualizacje przepisów w ramach opieki
Nazwy produktów są znakami towarowymi ich właścicieli i zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych.
Najczęstsze pytania
Czy przy zmianie programu trzeba od nowa konfigurować KSeF?
Tak. W nowym systemie ustawiamy połączenie z KSeF i uprawnienia. Jeżeli i tak planujesz przejście na pełną księgowość, to dobry moment, żeby zrobić to raz, w docelowym programie.
Rewizor czy Comarch ERP Optima?
Oba programy prowadzą pełną księgowość. W Optimie w tym samym programie działają też handel, płace, obieg dokumentów i rozwiązania dla biur rachunkowych, co ułatwia pracę, gdy tych obszarów przybywa.
Czy przeniesiecie dane z Gratyfikanta?
Tak. Przenosimy kartoteki pracowników, umowy i dane potrzebne do dalszych naliczeń. Pierwszą listę płac porównujemy z wynikiem ze starego programu.
Kiedy najlepiej zmienić program księgowy?
Najprościej od początku roku obrotowego, ale da się też od początku miesiąca. Termin ustalamy z księgową po analizie.
Czy biuro rachunkowe może przejść na Optimę z wieloma klientami?
Tak. Planujemy migrację klientów po kolei, tak żeby biuro nie zatrzymało pracy w sezonie rozliczeń.
Przechodzisz z innego programu?
Programy dla małych firm
Sektor publiczny
Migracja danych
Porozmawiajmy, od czego zacząć
Napisz albo zadzwoń. Zapytamy, czego potrzebujesz, i powiemy, jak możemy pomóc.