Zmiana systemu · Programy dla małych firm
Z Excela i Płatnika do systemu kadrowo-płacowego
Arkusze i Płatnik działają, dopóki firma jest mała. Gdy zamówienia, stany magazynowe, budżety albo płace żyją w kilkunastu plikach, każda zmiana przepisów i każdy nowy pracownik to ręczna praca i ryzyko błędu. Zaczynamy od analizy i dobieramy system do skali firmy: Comarch ERP Optima na szybki start albo enova365 na rozwój.
Dla kogo
Dla firm, które liczą wynagrodzenia w Excelu i wysyłają deklaracje Płatnikiem, prowadzą magazyn lub zamówienia w arkuszach albo budują budżety w plikach przesyłanych mailem.
Co zyskujesz
- listy płac i deklaracje ZUS z jednego programu
- stany magazynowe aktualne bez ręcznych sum
- jedna wersja danych zamiast wielu plików
- zmiany przepisów wprowadzane w aktualizacjach
Kiedy arkusze przestają wystarczać
Excel jest świetnym narzędziem do analiz, ale słabo sprawdza się jako system ewidencji. Problem zaczyna się, gdy kilka osób pracuje na kopiach tego samego pliku, a formuły trzeba poprawiać po każdej zmianie przepisów. Do tego ZUS zastąpił PUE platformą eZUS, a od 26.01.2026 Płatnik wymaga nowego certyfikatu (według komunikatu ZUS).
- płace liczone ręcznie w arkuszach
- deklaracje wpisywane do Płatnika z pliku
- stany magazynowe w kilku wersjach pliku
- budżety zbierane mailem od działów
- brak historii zmian i uprawnień
- zmiany przepisów wymagające poprawek formuł
Optima na szybki start, enova365 na rozwój
Mniejszym firmom proponujemy Comarch ERP Optima: Płace i Kadry, Handel i Księgowość w jednym programie, z Comarch HRM do wniosków pracowniczych. Firmom średnim i większym proponujemy enova365 z Kadrami Płacami, czasem pracy, Pulpitem Pracownika oraz Projektami i budżetowaniem zamiast arkuszy z budżetami.
- Optima Płace i Kadry: wynagrodzenia, umowy cywilnoprawne, PPK
- Optima: ZUS DRA, Z-3, RUD, PIT i PFRON z programu
- Optima Handel: magazyny, zamówienia, inwentaryzacja
- enova365 Kadry Płace z czasem pracy i e-Teczkami
- enova365 Budżety z wersjami i weryfikatorami przekroczeń
- w obu systemach analizy w Excelu nadal możliwe
Co przenosimy z arkuszy
Dane z Excela trzeba najpierw uporządkować: ujednolicić kartoteki, usunąć duplikaty i ustalić stan na dzień startu. Robimy to razem z wami, a potem importujemy dane do nowego systemu. Pliki z poprzednich okresów zostają w archiwum, a w Płatniku zostaje historia wysłanych deklaracji.
- kartoteki pracowników z danymi do naliczeń
- podstawy do zasiłków i wykorzystane urlopy
- towary, kontrahenci i stany magazynowe
- otwarte zamówienia i rozrachunki
- budżety i plany na bieżący rok
- historyczne pliki i deklaracje zostają w archiwum
Jak przebiega zmiana
Po analizie przygotowujemy szablony importu i porządkujemy dane. Pierwszą listę płac liczymy równolegle w programie i w arkuszu, żeby porównać wyniki przed wypłatą. Szkolimy na waszych pracownikach i towarach, a przy pierwszym zamknięciu miesiąca jesteśmy obok.
- analiza arkuszy i zakresu danych
- czyszczenie i import danych
- kontrolne naliczenie listy płac równolegle z arkuszem
- szkolenia na własnych danych
- pierwsze deklaracje ZUS z programu z konsultantem
- czas i koszt podajemy po analizie
KSeF, ZUS i przepisy po zmianie
Faktury trzeba wystawiać i odbierać w KSeF, a tego nie zrobisz w arkuszu. W nowym systemie faktury sprzedaży wysyłasz do KSeF z programu, a zakupowe pobierasz do rejestru. Deklaracje ZUS przygotowuje moduł płacowy, a zmiany przepisów dostajesz w aktualizacjach.
- wysyłka i odbiór faktur w KSeF
- deklaracje ZUS przygotowane przez program
- deklaracje PIT i PPK z danych płacowych
- JPK z danych w systemie
- aktualizacje przy zmianach przepisów
- uprawnienia i historia zmian w danych
Nazwy produktów są znakami towarowymi ich właścicieli i zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych.
Najczęstsze pytania
Czy Płatnik to program kadrowo-płacowy?
Nie. Płatnik to darmowy program ZUS do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Nie prowadzi kadr ani nie nalicza wynagrodzeń – do tego służy program kadrowo-płacowy.
Jaki program kadrowo-płacowy zamiast Excela?
Dla mniejszych zespołów najczęściej Comarch ERP Optima Płace i Kadry, dla firm średnich i większych enova365 Kadry Płace. Dobieramy go po analizie.
Co zmienia eZUS i nowy certyfikat w Płatniku?
Według komunikatu ZUS platforma eZUS zastąpiła PUE, a od 26.01.2026 Płatnik korzysta z nowego certyfikatu. Program kadrowo-płacowy przygotowuje deklaracje, więc nie trzeba ich przepisywać ręcznie.
Czy zaimportujecie dane z naszych arkuszy?
Tak. Najpierw porządkujemy dane razem z wami, potem importujemy kartoteki, stany i rozrachunki do nowego systemu.
Czy po wdrożeniu nadal możemy analizować dane w Excelu?
Tak. Oba systemy pozwalają eksportować dane do Excela, a enova365 zasila arkusze obrotami i saldami na żywo.
Przechodzisz z innego programu?
Programy dla małych firm
Sektor publiczny
Migracja danych
Porozmawiajmy, od czego zacząć
Napisz albo zadzwoń. Zapytamy, czego potrzebujesz, i powiemy, jak możemy pomóc.