Od kiedy obowiązuje KSeF
Od 1.02.2026 e-faktury w KSeF wystawiają podatnicy, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1.04.2026 pozostali podatnicy VAT. Odbierać faktury przez KSeF muszą wszyscy już od 1.02.2026. Do końca 2026 r. obowiązują ułatwienia przejściowe, m.in. dla najmniejszych podatników i dla faktur z kas rejestrujących, a kary za naruszenie obowiązków ustawa przewiduje od 2027 r. Projekt nowelizacji ustawy o VAT opublikowany przez Ministerstwo Finansów 23.09.2026 r. zakłada przesunięcie ich na 1.01.2028, ale sam obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia. To stan przepisów na dzień publikacji artykułu. Szczegóły i ewentualne zmiany warto sprawdzać w komunikatach Ministerstwa Finansów.
Dla działu zakupów i księgowości najważniejsza zmiana dotyczy faktur kosztowych. Dostawca wystawia fakturę w KSeF, a ty pobierasz ją do systemu. To dobra okazja, żeby uporządkować cały proces od pobrania do zaksięgowania.
Uprawnienia: kto co robi w KSeF
Zanim system zacznie pobierać faktury, trzeba ustalić, kto ma jakie uprawnienia. Inne potrzebuje sprzedaż, która wystawia faktury, inne księgowość, która je odbiera, a jeszcze inne biuro rachunkowe działające w imieniu klienta.
W praktyce ustalamy listę osób i ról, nadajemy uprawnienia, konfigurujemy token albo certyfikat KSeF (zależnie od sposobu połączenia; Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że tokeny zostają bezterminowo, a certyfikat jest potrzebny m.in. do faktur wystawianych offline) oraz bezpiecznie konfigurujemy połączenie w programie. Warto też ustalić, kto w firmie odpowiada za te uprawnienia, gdy ktoś odchodzi albo zmienia stanowisko.
Pobieranie faktur do systemu
Faktury zakupowe najlepiej pobierać automatycznie, według harmonogramu. Dzięki temu nie zależą od tego, czy ktoś pamiętał o ręcznym pobraniu. Po pobraniu faktura jest już w programie jako dokument, bez przepisywania danych.
KSeF nie obejmuje wszystkich dokumentów kosztowych. Paragony, faktury zagraniczne czy dokumenty magazynowe nadal trafiają do firmy papierowo lub mailem. Dlatego obieg warto zaprojektować tak, żeby faktury z KSeF i dokumenty spoza niego trafiały do jednego strumienia pracy, na przykład przez OCR.
Opis i akceptacja
Pobrana faktura trafia do osoby, która ją opisuje: przypisuje dział, MPK, projekt albo kategorię kosztu. Potem idzie do akceptacji. Ścieżkę warto uzależnić od kwoty, działu lub projektu, a dla nieobecnych ustawić zastępstwa.
- kto pierwszy widzi pobraną fakturę
- kto opisuje koszt i według jakich kategorii
- kto zatwierdza i od jakiej kwoty potrzebna jest druga akceptacja
- kto zastępuje osobę nieobecną
- ile czasu ma każdy etap i co się dzieje po przekroczeniu terminu
Księgowanie i kontrola
Zatwierdzona faktura trafia do księgowości z kompletem informacji: opisem, akceptacją i powiązaniem z dokumentem w KSeF. Schematy księgowań pozwalają zaksięgować typowe koszty automatycznie, a księgowy zajmuje się wyjątkami.
Dobrą praktyką jest regularne sprawdzanie, czy wszystkie faktury z KSeF zostały pobrane i czy żadna nie utknęła na etapie akceptacji. Pełna historia w systemie pokazuje, kto i kiedy zatwierdził każdy dokument.
Tryb offline i procedura na awarie
KSeF, jak każdy system, może być czasem niedostępny. Oba programy, które wdrażamy, obsługują tryb offline: fakturę sprzedaży wystawiasz z kodem QR, a do KSeF wysyłasz w terminie, który zależy od trybu: w trybie offline24 do końca następnego dnia roboczego po wystawieniu, przy ogłoszonej niedostępności KSeF do końca następnego dnia roboczego po jej zakończeniu, a w trybie awaryjnym w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Stan prawny na dzień publikacji.
Warto spisać prostą procedurę: kto sprawdza, czy problem leży po stronie KSeF, czy po stronie firmy, jak wystawiać faktury w tym czasie i kto pilnuje wysyłki po przywróceniu połączenia. Szkolimy z niej sprzedaż i księgowość.
Jak to wygląda w enova365 i w Comarch ERP Optima
W enova365 obsługa KSeF jest w standardzie licencji. Pobrane faktury zakupowe trafiają do Workflow, gdzie przechodzą przez wielopoziomową akceptację z zastępstwami, a następnie na konta. System pobiera też statusy i UPO dla faktur sprzedaży.
Comarch ERP Optima pobiera faktury automatycznie przez usługę Comarch KSeF i przenosi je do rejestru VAT lub modułu handlowego. Do opisu i akceptacji służy moduł Obieg Dokumentów, a przy rozbudowanych ścieżkach Comarch BPM. Dokumenty spoza KSeF odczytuje Comarch OCR, więc trafiają do tego samego procesu.
Najczęstsze pytania
Czy faktury zakupowe z KSeF trafią do akceptacji?
Tak. W enova365 trafiają do Workflow, a w Comarch ERP Optima do rejestru VAT lub obiegu dokumentów, gdzie można je opisać i zatwierdzić.
Czy OCR jest potrzebny, skoro jest KSeF?
Tak, dla dokumentów spoza KSeF: paragonów, faktur zagranicznych i dokumentów magazynowych. Dzięki OCR trafiają do tego samego obiegu co e-faktury.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Oba systemy obsługują tryb offline: fakturę wystawiasz z kodem QR i wysyłasz do KSeF w terminie wskazanym w przepisach. Ustalamy z zespołem procedurę na takie sytuacje.
Czy pomożecie nadać uprawnienia w KSeF?
Tak. Pomagamy ustalić, kto ma jakie uprawnienia, wygenerować tokeny lub certyfikaty KSeF i bezpiecznie skonfigurować połączenie w programie.