KSeF nie zamyka tematu dokumentów
Od 1.04.2026 obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wszystkich podatników VAT, a do końca 2026 r. obowiązują ułatwienia przejściowe. To stan na dzień publikacji artykułu. Dla biura oznacza to, że duża część faktur zakupowych klientów jest do pobrania z KSeF.
KSeF nie obejmuje jednak wszystkiego. Paragony, faktury od kontrahentów zagranicznych, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe czy umowy nadal przychodzą poza systemem. Jeśli biuro obsługuje je inaczej niż e-faktury, księgowa pracuje na kilku listach naraz.
Trzy drogi dokumentów do biura
W Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe dokumenty klientów mogą trafiać do biura trzema drogami. Dobrze ułożony proces korzysta ze wszystkich, w zależności od klienta.
- KSeF: e-faktury klientów pobierane do Optimy w biurze
- IWD: klient z Optimą ewidencjonuje dokumenty u siebie, a biuro je importuje
- Comarch OCR: skany i zdjęcia dokumentów zamieniane na dane
Comarch OCR w praktyce
Comarch OCR rozpoznaje faktury, paragony, dokumenty magazynowe, wyciągi i zamówienia, w tym pozycje faktur, daty i stawki VAT. Dokumenty możesz przetwarzać pojedynczo albo masowo, ze skanów i ze zdjęć z telefonu, po polsku, angielsku, niemiecku i francusku.
Algorytmy uczą się na poprawkach użytkownika, więc dokumenty od stałych dostawców rozpoznają z czasem coraz lepiej, a sztuczna inteligencja podpowiada kategorie kosztów. Odczyt warto jednak zawsze zweryfikować przed zapisaniem, szczególnie na początku i przy nowych dostawcach.
IWD: wymiana dokumentów z klientami
Klient, który pracuje w Optimie, wystawia i ewidencjonuje dokumenty u siebie. Biuro importuje je do swoich rejestrów VAT razem z kategoriami i komentarzami, bez przepisywania i bez wymiany plików mailem.
Wymiana IWD najlepiej sprawdza się u klientów z większą liczbą dokumentów, którzy sami prowadzą sprzedaż w programie. Klienci bez Optimy mogą przekazywać dokumenty przez OCR, a ich e-faktury biuro pobiera z KSeF.
Komunikator i kontrola kompletności
Komunikator łączy biuro z klientami w programie, więc pytania o brakujący dokument nie giną w skrzynce mailowej. Obsługa KSeF obejmuje faktury wszystkich klientów biura, a biuro kontroluje, czy e-faktury zostały pobrane i zaksięgowane.
Operacje seryjne pozwalają wykonać zamknięcie miesiąca, wyliczenie podatków i wysłanie informacji do klientów na wielu bazach naraz. Biuro widzi stan prac u wszystkich klientów na jednej liście.
Jak ułożyć proces w biurze
Technika to tylko część zmiany. Najwięcej daje ustalenie z każdym klientem, jaką drogą przekazuje dokumenty i do kiedy. Warto to spisać w prostej karcie klienta.
- droga dokumentów dla każdego klienta: KSeF, IWD, OCR
- termin przekazania dokumentów za miesiąc
- kto w biurze weryfikuje odczyt OCR
- schematy księgowań dla typowych kosztów
- kontrola, czy pobrano wszystkie faktury z KSeF
- przypomnienia dla klientów o brakach
Jak pomagamy biurom
Wersję dla biur rachunkowych mogą kupić firmy prowadzące usługi księgowe, z odpowiednim wpisem w rejestrze i ubezpieczeniem OC. Pomagamy przejść formalności, konfigurujemy KSeF klientów, OCR i IWD oraz szkolimy zespół. Zmiany planujemy tak, żeby biuro nie zatrzymało pracy w sezonie rozliczeń.
Najczęstsze pytania
Czy OCR jest potrzebny, skoro jest KSeF?
Tak, dla dokumentów spoza KSeF: paragonów, faktur zagranicznych, dokumentów magazynowych i wyciągów.
Czy klienci biura muszą mieć Optimę?
Nie. Biuro może przyjmować ich dokumenty przez OCR i KSeF, a klienci z Optimą korzystają z wymiany IWD.
Czy klient może wysłać zdjęcie paragonu z telefonu?
Tak. Zdjęcie trafia do Comarch OCR, a odczytane dane do Optimy w biurze, gdzie księgowa je weryfikuje.
Czy biuro widzi, które faktury z KSeF są niezaksięgowane?
Tak. Wersja dla biur pozwala kontrolować, czy e-faktury klientów zostały pobrane i zaksięgowane.