Czym biuro różni się od firmy
Księgowa w firmie zamyka jeden miesiąc w jednej bazie. Biuro zamyka ten sam miesiąc u wszystkich klientów naraz, pilnuje dziesiątek terminów i dostaje dokumenty mailem, w segregatorach i na zdjęciach z telefonu, często w ostatniej chwili. KSeF dołożył jeszcze jeden obowiązek: trzeba sprawdzić, czy e-faktury wszystkich klientów są pobrane i zaksięgowane.
Dlatego dla biura liczy się przede wszystkim praca seryjna i wymiana dokumentów z klientami. Program, który robi to dobrze, pozwala obsłużyć więcej klientów tym samym zespołem.
Kryteria wyboru programu dla biura
Przy wyborze sprawdź przede wszystkim te funkcje:
- operacje seryjne na wielu bazach: zamknięcie miesiąca, podatki i deklaracje dla wielu klientów
- lista stanu prac, która pokazuje, u których klientów coś jeszcze czeka
- elektroniczna wymiana dokumentów z klientami zamiast maili i segregatorów
- OCR dla faktur, paragonów i zdjęć dokumentów
- KSeF dla wielu klientów i koszt pakietów dla wielu baz
- kadry i płace klientów w tym samym programie
- informacje o podatkach i ZUS wysyłane klientom z programu
- praca zdalna: chmura albo dostęp przez przeglądarkę
- migracja baz klientów poza sezonem rozliczeń
Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe
Wersja Comarch ERP Optima dla biur pozwala wykonywać operacje seryjnie na wielu bazach klientów: zamknąć miesiąc, wyliczyć podatki, wysłać deklaracje i informacje do klientów. Lista stanu prac pokazuje, u których klientów coś jeszcze czeka, a komunikator łączy biuro z klientami.
Comarch OCR odczytuje faktury, paragony i inne dokumenty ze skanów i zdjęć, a klienci, którzy mają Optimę, przekazują dokumenty przez IWD prosto do rejestrów VAT biura. To najczęstszy wybór małych i średnich biur, które prowadzą ryczałt, książkę przychodów i rozchodów oraz pełną księgowość.
enova365 dla większego biura
Biura, które obsługują większe firmy albo chcą dać klientom nowoczesny portal, wybierają enova365. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego pozwala klientowi wystawiać faktury i wysyłać je do KSeF, przekazywać dokumenty kosztowe i sprawdzać podatki, a biuro ma wszystko od razu w systemie.
Praca na Wielu Bazach i analizy BI pozwalają zarządzać klientami z jednej bazy głównej, a moduł Kadry Płace z Pulpitem Pracownika obsługuje płace setek pracowników klientów.
KSeF w biurze rachunkowym
Klient nadaje biuru uprawnienia w KSeF na NIP biura, a biuro, jeśli klient na to pozwoli, przekazuje je swoim pracownikom. W programie trzeba skonfigurować KSeF w każdej bazie klienta i ustawić uprawnienia operatorów.
W Comarch ERP Optima ceny pakietów Comarch KSeF są dla biur takie same jak dla firm, a jeden pakiet KSeF obejmuje wiele baz firmowych prowadzonych przez biuro. W enova365 obsługa KSeF jest w standardzie licencji. Szczegóły pakietów opisujemy na stronie z cennikiem KSeF w Optimie.
Jak przenieść biuro na nowy program
Migrację planujemy tak, żeby biuro nie stanęło w sezonie rozliczeń. Przenosimy bazy klientów z dotychczasowego programu, konfigurujemy OCR, wymianę dokumentów i KSeF, uczymy zespół pracy seryjnej i przygotowujemy materiały dla klientów biura.
Po starcie zostajemy z biurem przy każdej zmianie przepisów: ci sami konsultanci, którzy wdrażali program, prowadzą później opiekę.
Najczęstsze pytania
Jaki program dla małego biura rachunkowego?
Małe i średnie biura najczęściej wybierają Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe: operacje seryjne na wielu bazach, OCR i wymianę dokumentów z klientami. enova365 warto rozważyć przy większych klientach albo gdy biuro chce dać klientom portal do faktur i dokumentów.
Czy biuro płaci za KSeF osobno za każdego klienta?
W Comarch ERP Optima jeden pakiet KSeF obejmuje wiele baz firmowych prowadzonych przez biuro, a ceny są takie same jak dla firm. W enova365 obsługa KSeF jest w standardzie licencji.
Czy w programie dla biura poprowadzę też kadry i płace klientów?
Tak. W Optimie służą do tego Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus, a w enova365 moduł Kadry Płace z Pulpitem Pracownika.
Kiedy najlepiej zmienić program w biurze?
Poza sezonem rozliczeń rocznych. Migrację planujemy razem z biurem, tak żeby przeniesienie baz klientów i szkolenia nie wypadły w najgorętszym okresie.