Pytania do partnera przed wdrożeniem ERP: lista kontrolna przed podpisaniem umowy

Doświadczenie i ludzie

Status partnera sprawdzisz w wyszukiwarce partnerów producenta: Soneta publikuje listę partnerów enova365, a Comarch – partnerów Comarch ERP Optima. Ważniejsze od logo są jednak osoby, które przyjdą do twojej firmy.

• Jaki status ma partner u producenta i od kiedy wdraża ten system?
• Ile podobnych wdrożeń zrobił w firmach twojej wielkości i branży?
• Czy da kontakt do dwóch klientów, z którymi możesz porozmawiać?
• Kto konkretnie poprowadzi wdrożenie i czy ta sama osoba zostanie przy serwisie?
• Czy kadry, płace i księgowość wdrażają konsultanci, którzy znają te obszary w praktyce?

Zakres i analiza przedwdrożeniowa

Wycena bez rozmowy z działami firmy to zgadywanie. Dobra analiza kończy się dokumentem, do którego można wrócić przy odbiorze.

• Czy przed ofertą partner porozmawia z każdym działem, który będzie pracował w systemie?
• Co dostanę na piśmie: zakres, harmonogram, kryteria odbioru każdego etapu?
• Jak zmiana zakresu w trakcie wpłynie na termin i koszt?
• Czy partner powie wprost, że wystarczy mniejszy system, jeśli tak jest?

Dane z obecnego programu

Przeniesienie danych to najczęstsze źródło opóźnień. Zapytaj o szczegóły, zanim wybierzesz termin startu.

• Z jakich programów partner przenosił już dane i jak to robi?
• Co trafi do nowego systemu (kartoteki, salda, historia płac, środki trwałe), a co zostanie w archiwum?
• Jak sprawdzicie zgodność danych po imporcie i kto za nią odpowiada?
• Kto uporządkuje dane przed przeniesieniem: my czy partner?

Koszty teraz i po pierwszym roku

Porównuj oferty po całkowitym koszcie w 2–3 latach, a nie tylko po cenie licencji i pierwszej fakturze za wdrożenie.

• Co obejmuje wycena: licencje producenta, wdrożenie, migrację, szkolenia, dodatki?
• Jak rozliczane jest wdrożenie i czy dostanę raport wykonanej pracy?
• Ile kosztują aktualizacje lub abonament od drugiego roku?
• Czy licencja jest własnością firmy i czy dodatki partnera mają osobne opłaty?
• Czy można skorzystać z bieżącej promocji producenta?

Szkolenia i start

Najwięcej pytań pojawia się nie w dniu startu, ale przy pierwszym zamknięciu miesiąca. Ustal z góry, kto wtedy odbiera telefon.

• Czy szkolenia odbywają się na naszych dokumentach, kontrahentach i pracownikach?
• Jak długo stary i nowy program będą działały równolegle?
• Kto będzie przy pierwszym zamknięciu miesiąca i pierwszej liście płac?

Opieka po wdrożeniu

Warto też zapytać, jak partner informuje o nowych wersjach i kto je instaluje. Zaległe aktualizacje to częsty powód, dla którego firmy szukają nowego opiekuna.

• Jak zgłaszać sprawy (panel zgłoszeń, telefon) i w jakim czasie partner odpowiada?
• Kto dba o zmiany przepisów: KSeF, JPK, płace i składki?
• Jak wygląda pomoc zdalna i czy jest możliwa wizyta na miejscu?
• Co się stanie, gdy zechcę zmienić partnera? Licencja zostaje przy firmie, a zmianę zgłasza się producentowi.

Sygnały, które powinny zaniepokoić

• wycena przygotowana bez rozmowy z twoimi działami
• brak harmonogramu i kryteriów odbioru na piśmie
• brak klientów, z którymi można porozmawiać
• dodatki partnera, bez których system nie działa i których nie da się przenieść do innej firmy
• niejasne zasady rozliczania pracy po starcie

Jak odpowiadamy na te pytania w Enology

Jesteśmy Złotym Partnerem enova365 i Strategicznym Dystrybutorem Comarch, więc doradzamy oba systemy i mówimy wprost, kiedy wystarczy Comarch ERP Optima. Wdrożenie zaczynamy od rozmowy z każdym działem, a przy zamknięciu miesiąca pomagają ci ci sami ludzie, którzy wdrażali system.

Orientacyjny koszt licencji i wdrożenia pokaże kalkulator na naszej stronie. Masz już system, ale chcesz zmienić opiekuna? Zmianę partnera przygotujesz online w kilka minut.