Zaplanuj termin, zanim zaczniesz
Najwygodniej zmieniać system od początku miesiąca, a jeszcze lepiej od początku roku obrotowego. Wtedy w nowym programie zaczyna się nowy okres, a stary zamyka poprzedni. Unikasz dzielenia jednego miesiąca między dwa systemy.
Termin startu warto wybrać z zapasem. Okres zamknięcia roku, sprawozdań i deklaracji rocznych to dla księgowości najtrudniejszy czas, więc szkolenia i testy dobrze jest zaplanować wcześniej. Ostateczny harmonogram podajemy po analizie, bo zależy od zakresu wdrożenia.
Krok 1: analiza przedwdrożeniowa
Rozmawiamy z każdym działem i spisujemy, jak naprawdę wygląda praca: jakie dokumenty powstają, kto je zatwierdza, skąd biorą się dane do raportów. Patrzymy też na to, co dziś dzieje się w arkuszach obok systemu.
Wynikiem analizy jest propozycja konfiguracji, lista modułów, integracji i dodatków oraz zakres migracji danych. Na tej podstawie podajemy harmonogram i koszt na piśmie.
Krok 2: konfiguracja i migracja testowa
Ustawiamy system pod wasze procesy: plan kont, schematy księgowań, magazyny, cenniki, uprawnienia i wzory wydruków. Potem robimy migrację testową z kopii bazy starego programu. Stary system działa w tym czasie normalnie.
Migracja testowa to najważniejszy moment całego projektu. Porównujemy salda, rozrachunki, stany magazynowe i dane kadrowe z tym, co jest w starym programie. Wyłapujemy błędy i duplikaty, które narosły przez lata, i poprawiamy reguły przenoszenia. Gdy dane się zgadzają, wiemy, że migracja docelowa przejdzie bez niespodzianek.
Krok 3: szkolenia na własnych danych
Uczymy pracy na waszych dokumentach i kontrahentach, a nie na przykładowej bazie. Dzięki migracji testowej zespół ćwiczy na danych, które zna. Szkolenia prowadzimy w grupach według stanowisk, zdalnie albo na miejscu.
Dobrym sprawdzianem jest odtworzenie w nowym systemie kilku typowych dni pracy: wystawienie faktur, przyjęcie dostawy, zaksięgowanie wyciągu, policzenie przykładowej listy płac. Wtedy widać, co trzeba jeszcze poprawić w konfiguracji.
Krok 4: start zaplanowany na spokojny dzień
Firma pracuje w starym programie do dnia startu. Na koniec okresu przenosimy dane docelowe: bilans otwarcia, rozrachunki, stany i kartoteki. Od uzgodnionego dnia dokumenty powstają już w nowym systemie.
Historii dokumentów nie przenosimy – zostaje w starym programie do wglądu. Gdy program działa w subskrypcji lub abonamencie, jak Comarch ERP Optima w subskrypcji, po końcu umowy dostęp do programu wygasa, więc przed rezygnacją zaplanuj, jak zachowasz wgląd w dane (np. wydruki, pliki JPK). W pierwszych dniach pracy jesteśmy przy użytkownikach i odpowiadamy na pytania na bieżąco.
Przed startem warto też sprawdzić rzeczy, o których łatwo zapomnieć: połączenie z KSeF i bankiem, numerację dokumentów, wzory wydruków i integracje ze sklepem czy kurierami. Jeśli działają w dniu startu, sprzedaż i magazyn nie odczują zmiany.
Krok 5: pierwsze zamknięcie miesiąca i opieka
Najwięcej pytań pojawia się przy pierwszym zamknięciu miesiąca, pierwszej liście płac i pierwszej deklaracji. Dlatego wtedy też jesteśmy pod ręką: sprawdzamy pierwsze deklaracje i pliki JPK oraz poprawiamy konfigurację tam, gdzie praktyka pokazała potrzebę zmian.
Po starcie bazę przejmuje serwis, który zna ją od analizy. Wgrywa aktualizacje, wprowadza zmiany przepisów i pomaga użytkownikom w codziennej pracy.
Lista kontrolna: jak przygotować firmę
Część pracy możesz wykonać, zanim wdrożenie się zacznie. Skróci to analizę i ograniczy ryzyko niespodzianek przy migracji.
- wyznacz osobę odpowiedzialną za projekt po stronie firmy
- spisz, kto wystawia, zatwierdza i księguje dokumenty w każdym dziale
- zbierz arkusze i raporty, które dziś powstają poza systemem
- uporządkuj kartoteki kontrahentów i towarów, usuń duplikaty
- uzgodnij salda i rozrachunki w starym programie
- sprawdź, jakie integracje i dodatki macie dziś i które są potrzebne
- zaplanuj urlopy kluczowych osób z dala od dnia startu
Najczęstsze pytania
Ile trwa zmiana systemu ERP?
Zależy od liczby modułów, użytkowników, firm i integracji. Czas podajemy po analizie przedwdrożeniowej, razem z harmonogramem.
Czy trzeba przenosić całą historię dokumentów?
Nie. Historii dokumentów nie przenosimy – zostaje w starym programie do wglądu. Przenosimy bilans otwarcia, rozrachunki, kartoteki i dane potrzebne do bieżącej pracy. Gdy program działa w subskrypcji lub abonamencie, po końcu umowy dostęp do programu wygasa, więc przed rezygnacją zaplanuj, jak zachowasz wgląd w dane (np. wydruki, pliki JPK).
Czy firma musi przerwać pracę na czas migracji?
Zwykle nie. Do dnia startu pracujecie w starym systemie, a migrację testową robimy na kopii bazy. Krótka przerwa bywa potrzebna przy ostatecznym przeniesieniu danych.
Z jakich programów przenosicie dane?
Z każdego programu, z którego da się wyeksportować dane, także z programów dziedzinowych urzędów. Zakres migracji ustalamy w analizie.