Jak liczy kalkulator biura rachunkowego

Wersja 1.0 z 10 października 2026. Źródła cen sprawdzone 10 października 2026 r., stan prawny (stawka VAT, składki pracodawcy) – 13 października 2026 r. Wróć do kalkulatora

Domyślny cennik i widełki rynkowe

Domyślne ceny nie są cennikiem Enology. To środek widełek rynkowych z publicznych cenników albo – gdzie źródła milczą – założenia Enology. Biuro wpisuje w ustawieniach własne ceny.

• KPiR i pełna księgowość: kb.pl, cennik 2026 (aktualizacja 7 stycznia 2026 r.). Strona podaje najniższą i najwyższą cenę brutto w miejscowościach każdego województwa. Bierzemy najniższe minimum i najwyższe maksimum w kraju, dzielimy przez 1,23 i zaokrąglamy do złotych. Cena domyślna to środek widełek zaokrąglony do 10 zł.
• Progi 60, 80 i 150 dokumentów: kb.pl ich nie podaje – liczymy je liniowo między sąsiednimi progami (40 i 100, 100 i 200).
• Ryczałt: źródła nie podają osobnych cen. Przyjmujemy 80% ceny KPiR (założenie Enology; Oferteo wymienia ryczałt jako tańszy od KPiR).
• kb.pl zastrzega, że ceny są szacunkami na podstawie ofert z internetu, a w treści artykułu są kwoty niezgodne z tabelami. Oferteo nie opisuje metodologii, a artykuł jest z 2024 r. Dlatego widełki traktujemy jako orientację, nie normę.

Wycena klienta

• Księgowość: cena progu, do którego wpada liczba dokumentów (np. 30 dokumentów → próg „do 40”). Ponad najwyższy próg: cena najwyższego progu + dopłata za każdy dokument.
• Dopłaty: papier (procent ceny księgowości × udział dokumentów papierowych), VAT kwartalny albo miesięczny, transakcje z UE (tylko u podatnika VAT), dokumenty w walucie, kadry i płace za osobę, obsługa KSeF, faktury wystawiane w KSeF za klienta, usługi dodatkowe miesięczne.
• Cena miesięczna = (suma pozycji − rabat, najwyżej 50%), nie mniej niż najniższy abonament, zaokrąglona w górę do wybranej kwoty.
• Usługi roczne (PIT roczny, sprawozdanie finansowe, GUS) liczymy osobno: liczba × cena. „Razem w roku” = cena miesięczna × 12 + usługi roczne.
• Brutto: gdy biuro jest czynnym podatnikiem VAT, doliczamy stawkę podstawową 23%.
• Na tle rynku porównujemy samą cenę księgowości z widełkami progu. Dla ryczałtu i ponad zakres danych (KPiR ponad 200, pełna ponad 100 dokumentów) porównania nie pokazujemy.

Rentowność klientów

• Koszt godziny = (koszt pracodawcy + inne koszty biura na etat) ÷ godziny pracy dla klientów na etat. Koszt pracodawcy liczymy silnikiem kalkulatora wynagrodzeń dla umowy o pracę: składki pracodawcy 20,48% (emerytalna, rentowa, wypadkowa 1,67%, Fundusz Pracy, FGŚP), średnio z 12 miesięcy. Przykład domyślny: 7000 zł brutto → 8433,6 zł kosztu pracodawcy, + 1500 zł, ÷ 120 h = 82,78 zł za godzinę.
• Godziny pracy dla klientów domyślnie 120 miesięcznie, a nie 160–168: odejmujemy urlopy, zwolnienia, szkolenia i sprawy wewnętrzne biura. Infor zwraca uwagę, że większość pracy biura przypada na okres przed terminami deklaracji, więc liczenie na pełny etat zaniża koszt godziny.
• Czas pracy klienta = dokumenty × minuty na dokument + pracownicy × minuty na pracownika + deklaracje i zamknięcie miesiąca + kontakt. Normy domyślne (założenia Enology): 4 min na dokument, 30 min na pracownika, 60 min na deklaracje, 60 min na kontakt miesięcznie. Czas z ewidencji (kolumna „godziny”) ma pierwszeństwo przed normami.
• Marża = abonament − czas × koszt godziny; marża % = marża ÷ abonament. Cena docelowa = koszt pracy ÷ (1 − docelowa marża), w górę do 10 zł. Podwyżka = cena docelowa − abonament (gdy dodatnia).
• Ocena: „strata” – marża ujemna, „poniżej celu” – marża % niższa od docelowej, „w celu” – pozostali. Ranking: od najniższej marży procentowej.
• Plik CSV: separator średnik, przecinek albo tabulator (wykrywany z pierwszego wiersza), kodowanie UTF-8 albo Windows-1250, liczby w zapisie polskim („1 250,50”) lub angielskim. Wymagane kolumny: nazwa i abonament; nieobowiązkowe: dokumenty, pracownicy, minuty_na_dokument, minuty_na_pracownika, minuty_stale, minuty_kontakt, godziny. Najwyżej 2000 klientów. Plik czytamy w przeglądarce.

Szacunek oszczędności z automatyzacji

To szacunek na założeniach – nie pomiar ani obietnica. Wszystkie czasy można zmienić w kalkulatorze. Dla każdego obszaru liczymy godziny dziś i po automatyzacji; obszar, który biuro już ma, nie daje oszczędności.

• Etaty = odzyskane godziny ÷ godziny pracy dla klientów na etat (z ustawień). Wartość = odzyskane godziny × koszt godziny.
• Klientów więcej = odzyskane godziny ÷ (średni czas obsługi klienta dziś − odzyskane godziny ÷ liczba klientów), w dół do pełnej liczby.

Czego kalkulator nie uwzględnia

• Kosztu wdrożenia i licencji programu – ten policzysz w kalkulatorze kosztu wdrożenia.
• Sezonowości (roczne zeznania, sprawozdania), nieterminowych płatności klientów i kosztów pozyskania klienta.
• Różnic w czasie pracy między pracownikami i branżami klientów – dlatego warto podać czas z ewidencji.

Źródła

• kb.pl – Cennik biur rachunkowych i usług księgowych 2026 w całej Polsce (7.01.2026)
• Oferteo – Cennik usług księgowych i rachunkowych (23.02.2024)
• Infor: Jak kalkulować ceny usług księgowych (ankieta: 78,3% biur wycenia według liczby dokumentów; koszt godziny a termin pracy)
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – składki pracodawcy (przez silnik kalkulatora wynagrodzeń)
• Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 146ef – stawka 23%

Historia zmian

• 13 października 2026 r. – przegląd przepisów na 2026 i 2027 r.: stawka VAT 23% (art. 146ef ustawy o VAT) i składki pracodawcy bez zmian, wyniki bez zmian.
• 10 października 2026 – wersja 1.0: pierwsze wydanie – wycena z ofertą, rentowność klientów, automatyzacja.

Wynik kalkulatora ma charakter poglądowy. Zasady korzystania: regulamin.